To temat, który często pomija się w analizach due diligence, a może przynieść duże ryzyka finansowe i operacyjne. Gdy firma przejmuje inną organizację, skupia się na finansach, strukturze, procesach – a licencje? Trafiają na listę spraw „do późniejszego sprawdzenia”. To błąd, który może kosztować więcej, niż się wydaje – zwłaszcza jeśli w grę wchodzą środowiska Oracle.
Licencje, to nie tylko prawo do korzystania z oprogramowania. To zestaw warunków, ograniczeń i zobowiązań, które mogą nie „przejść” automatycznie na nowy podmiot. I które – jeśli zostaną zignorowane – mogą oznaczać poważne ryzyka.
W czym tkwi problem?
Licencjonowanie Oracle jest silnie powiązane z:
Po przejęciu lub fuzji może się okazać, że nowy podmiot formalnie nie ma prawa do korzystania z zakupionych licencji, mimo że środowisko fizycznie się nie zmieniło.
Co może pójść nie tak?
1. Licencje są przypisane do innego NIP-u
Jeśli firma B została przejęta przez firmę A, ale umowa licencyjna była zawarta na spółkę B, Oracle może uznać, że nowy właściciel (firma A) nie ma praw do tych licencji – chyba że formalnie przeniesiono je na nowy podmiot, z odpowiednią zgodą.
2. Brak dokumentacji historycznej
Wielu klientów nie jest w stanie przedstawić oryginalnych umów, zamówień ani warunków licencyjnych – zwłaszcza po zmianach właścicielskich. A bez nich trudniej udowodnić zgodność.
3. Brak integracji polityk licencyjnych
Fuzje często łączą organizacje z różnymi standardami i praktykami. Jeśli nie ujednolici się polityki zarządzania licencjami, powstaje luka – którą audytorzy Oracle potrafią szybko zauważyć.
Jak ograniczyć ryzyko?
1. Włącz licencje Oracle do due diligence IT
Warto przeprowadzić przegląd środowisk i zapisów licencyjnych jeszcze przed finalizacją przejęcia. Jeśli to niemożliwe – trzeba to zrobić natychmiast po zamknięciu transakcji.
2. Sprawdź zgodność formalną i operacyjną
Zidentyfikuj, które licencje są przypisane do jakich podmiotów i środowisk. Przeanalizuj, czy można je przenieść – i na jakich warunkach. Niektóre umowy wymagają formalnej zgody Oracle na cesję.
3. Zaplanuj zmiany
Po połączeniu firm, będą potrzebne zmiany w systemach np. połączenie aplikacji HR-owych. Wymagać to będzie przez pewien czas działania „starych” systemów, a więc i wykorzystania licencji Oracle. Zaplanuj te zmiany i ich konsekwencje licencyjne, tak ilościowe jak i czasowe, co powiązane jest z kosztami (np. ATiK).
4. Zaplanuj ujednolicenie polityki
Stwórz wspólną strukturę zarządzania licencjami dla nowej grupy kapitałowej. Ujednolicenie dokumentacji, zasad zakupów, przeglądów i przypisań – to klucz do ograniczenia ryzyka w dłuższej perspektywie.
Przejęcie firmy to też przejęcie jej zobowiązań
W przypadku Oracle brak działania „na wejściu” może skutkować kosztownym audytem lub koniecznością zakupu licencji „na szybko”.
Dlatego kluczowe pytanie, które powinno paść przy każdej transakcji, brzmi: czy wiemy, co naprawdę przejmujemy – także w obszarze licencji? Bo jeśli nie wiemy – może się okazać, że razem z nową spółką kupiliśmy również problem.
.Autor: Andrzej Orłowski, Senior SAM Manager in4mates
.
Masz pytania? Skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów.
Chętnie pomożemy Ci znaleźć najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy!
.