KSeF i e-faktura
w pytaniach i odpowiedziach

Według obecnego stanu prawnego, poza KSeF wystawiane będą:

• faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT (KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.),
• faktury z kas fiskalnych (obowiązek rejestrowania ich w KSeF jest także przewidywany od 1 stycznia 2025 r.),
• faktury konsumenckie (dla klientów nie będących przedsiębiorcami),
• bilety spełniające funkcję faktury,
• faktury wystawiane w procedurach „One Stop Shop” i „Import One Stop Shop”.

19 stycznia 2024 roku Ministerstwo Finansów ogłosiło audyt systemu oraz przesunięcie terminu wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF. Ostateczna data wejścia w życie systemu KSeF będzie zależna od wyników zapowiedzianego audytu, jednak zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa nie będzie on obowiązkowy w 2024 r.

20.06.2023

Paragon z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r. Po tym czasie konieczne będzie wystawianie pełnej e-faktury.

6.06.2023

Wszystkie e-faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat. Tak więc nie ma obowiązku ich pobierania i przechowywania. Jednak ze względu na olbrzymią liczbę dokumentów przechowywanych przez KSeF, nie ma możliwości ich elastycznego przeszukiwania. Aby je zaindeksować i w wygodny sposób przeszukiwać, konieczne jest ich pobranie i przechowywanie poza KSeF w strukturach do tego zoptymalizowanych. Dodatkowo dobrą praktyką jest posiadanie własnej kopii wszystkich dokumentów, a więc zarówno e-faktur jak i odpowiadających im UPO.

6.06.2023

UPO jest generowane zbiorczo dla wszystkich faktur przesłanych do KSeF w ramach nawiązanej sesji. Jest możliwe nawiązywanie osobnej sesji dla każdej faktury, jednak ze względów wydajnościowych nie jest to praktykowane, gdyż KSeF wprowadza limit na liczbę nawiązywanych sesji w jednostce czasu.

18.04.2023

Nie jest to konieczne, gdyż do komunikacji systemów z KSeF przewidziany jest tzw. „token autoryzacyjny”. Token można wygenerować na portalu KSeF i następnie wykorzystywać aż do momentu, kiedy go zablokujemy na tym portalu. Należy przy tym mieć na uwadze, że token powinien być chroniony przed niepowołanym dostępem na równi np. z posiadanym podpisem kwalifikowanym czy pieczęcią, gdyż jego znajmość pozwala na podejmowanie w naszym imieniu działań mających skutki podatkowo-prawne.

18.04.2023

Nie istnieje obecnie żadne ograniczenie na maksymalną liczbę linii e-faktury. Obowiązują jednak inne limity wpływające na maksymalną zawartość danych w jednym dokumencie, jak choćby ograniczenie dotyczące wielkości przesyłanych dokumentów lub paczek dokumentów. I tak obecnie np. wielkość niezaszyfrowanego dokumentu faktury nie może przekroczyć 1 MB, a po zaszyfrowaniu nie może przekroczyć 2 MB.

20.06.2023

Ministerstwo Finansów konstruuje KSeF z założeniem, że system musi być przygotowany do przyjęcia faktur od podmiotów z całej Polski. Z szacunkowych wyliczeń wynika, że mogą one w szczycie wysyłać dziesiątki milionów faktur w ciągu jednego dnia. Dlatego też w system wbudowane są od razu zabezpieczenia, by pojedynczy podmiot nie wykorzystał zbyt dużych zasobów KSeF i „nie zagłodził” innych użytkowników systemu. Przykładowo – ograniczona systemowo jest liczba nawiązywanych sesji przez jeden podmiot w jednostce czasu oraz częstotliwość pobierania faktur z KSeF. Podczas testów systemu inVoice osiągaliśmy wydajność wysyłania do KSeF i księgowania przez niego przeszło 1 000 faktur na minutę. Spodziewamy się jednak, że w warunkach produkcyjnych, w okresach najbardziej intensywnego wykorzystywania KSeF przez polskie firmy, jego wydajność może być niższa.

20.06.2023

Do komunikacji systemowej z KSeF nie trzeba korzystać z pieczęci kwalifikowanej – możliwe jest posługiwanie się tzw. „tokenem autoryzacyjnym”. Aby go wygenerować konieczne jest zalogowanie się do portalu KSeF – tam na koncie danego podmiotu istnieje możliwość zarządzania tokenami (generowanie, usuwanie, kontrola uprawnień).

6.06.2023

Wraz z wdrożeniem KSeF nie zmieniają się przepisy regulujące daty wystawiania faktur, przy czym za wskazaną datę wystawienia faktury przyjmuje się datę jej przesłania do KSeF. Czas jej przesłania do KSeF jest więc ustawowo określony i nie musi być tożsamy z dniem sprzedaży czy realizacji usługi, na którą faktura opiewa.

6.06.2023

KSeF przyjmuje tylko faktury i faktury uproszczone, tak więc paragony z NIP nie będą rejestrowane w KSeF.

23.05.2023

W określonych prawem przypadkach wystarczy nota korygująca (przy czym trzeba pamiętać, że KSeF nie obsługuje not korygujących). Wszystkie inne zmiany – a w szczególności zmiany dotyczące kwot – będą możliwe jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej. Stąd też anulowanie faktury w KSeF jest możliwe jedynie przez wystawienie do niej faktury korygującej do zera. Warto zaznaczyć, że każda faktura korygująca musi wskazywać numer KSeF faktury korygowanej, o ile tylko została ona wystawiona po końcu roku 2023.

23.05.2023

Tak, faktury wystawiane do paragonów będą także musiały być przesłane do KSeF.

9.05.2023

Korzystanie z KSeF możliwe jest od początku 2022 roku. Natomiast obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF dotyczył będzie od 1 lipca 2024 wszystkich podatników posiadających siedzibę w Polsce i wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT. Ponadto w KSeF fakultatywnie będą mogły być wystawiane faktury VAT RR. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie również obejmować podatników stosujących tzw. zwolnienie podmiotowe (drobni przedsiębiorcy). Dostawy towarów, świadczenie usług B2C oraz sprzedaż objęta zwolnieniem z VAT będą również dokumentowane e-fakturą wystawioną przy użyciu KSeF – niezmieniona pozostaje tu zasada, że faktura wystawiana będzie na żądanie nabywcy/usługobiorcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dana czynność została dokonana.

19 stycznia 2024 roku Ministerstwo Finansów ogłosiło audyt systemu oraz przesunięcie terminu wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF. Ostateczna data wejścia w życie systemu KSeF będzie zależna od wyników zapowiedzianego audytu, jednak zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa nie będzie on obowiązkowy w 2024 r.

9.05.2023

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF przez podatników do tego zobligowanych, jest niezależny od kraju i waluty odbiorcy faktury. Oznacza to, że do KSeF należy wprowadzać również faktury walutowe oraz wystawiane dla kontrahentów zagranicznych. Partnerzy zagraniczni nie są jednak zobowiązani do korzystania z KSeF – tym samym podatnik musi dostarczyć fakturę do takiego kontrahenta we własnym zakresie, w uzgodnionym formacie. Kontrahenci zagraniczni (nie posiadający polskiego NIP) nie mają możliwości wysłania faktur do KSeF.

18.04.2023

Nie, Krajowy System e-Faktur nie przewiduje przesyłania załączników do faktur. Jednak struktura e-faktury przewiduje istnienie dodatkowych pól opisowych (dla całej faktury oraz dla poszczególnych wierszy faktury), gdzie można zmieścić dodatkowe informacje. Może to być np. link do pobrania załącznika, dzięki czemu możliwe będzie dodanie w ten sposób informacji o wymaganych przez kontrahentów protokołach odbioru.

18.04.2023

Faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Fakt ten znajduje potwierdzenie w Urzędowym Potwierdzeniu Odbioru (UPO) zwracanym przez KSeF do wystawcy. Faktura jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę i udostępnienia jej do pobrania. Według aktualnych przepisów, wystawienie faktury przez Krajowy System e-Faktur gwarantuje dostarczenie dokumentu do odbiorcy a co za tym idzie, wysłanie kopii do klienta nie będzie konieczne. Jednakże zbiór dobrych praktyk w tym zakresie dopiero będzie się tworzył.

4.04.2023

Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) zaczyna być generowane dopiero w momencie zakończenia sesji, w ramach której faktury były przesyłane do KSeF. Trzeba się liczyć z tym, że proces generacji może trwać nawet do dwóch dni. Powyższe oznacza, że UPO potwierdzające rejestrację faktury w KSeF może być gotowe do pobrania zarówno kilka minut, jak i kilka dni po jej przesłaniu do KSeF.

4.04.2023

Według obecnego stanu prawnego, faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT będą zobligowani do korzystania z KSeF od 1 stycznia 2025r.

19 stycznia 2024 roku Ministerstwo Finansów ogłosiło audyt systemu oraz przesunięcie terminu wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF. Ostateczna data wejścia w życie systemu KSeF będzie zależna od wyników zapowiedzianego audytu, jednak zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa nie będzie on obowiązkowy w 2024 r.

28.03.2023

„Sesją interakcyjną” w KSeF nazywamy połączenie z KSeF, uwierzytelnione podpisem lub tokenem autoryzacyjnym (zwrócona przez KSeF sesja może przez jakiś czas nie być jeszcze gotowa do użycia). W ramach jednej sesji można wielokrotnie komunikować się z KSeF nie korzystając już z tokenu autoryzacyjnego. Każda faktura wysłana do KSeF w ramach takiej sesji jest traktowana osobno – dzięki temu odrzucenie jednej faktury nie powoduje odrzucenia pozostałych, prawidłowych faktur. Sesja może zostać zakończona przez użytkownka albo przez KSeF – na przykład w wyniku dłuższego braku aktywności użytkownika albo na skutek awarii. Po zamknięciu sesji, KSeF przygotowuje UPO dla wszystkich faktur wystawionych w jej ramach.

28.03.2023

Wszystkie e-faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat. Tak więc nie ma obowiązku ich pobierania i przechowywania. Jednak ze względu na olbrzymią liczbę dokumentów przechowywanych przez KSeF, nie ma możliwości ich elastycznego przeszukiwania. Aby je zaindeksować i w wygodny sposób przeszukiwać, konieczne jest ich pobranie i przechowywanie poza KSeF w strukturach do tego zoptymalizowanych. Dodatkowo dobrą praktyką jest posiadanie własnej kopii wszystkich dokumentów, a więc zarówno e-faktur jak i odpowiadających im UPO.

14.03.2023

Zasady numeracji faktur są określone w ustawie i nie zmieniają się po wdrożeniu KSeF. Natomiast kolejność wysłania faktur do KSEF nie ma znaczenia. Dlatego w przypadku odrzucenia faktury należy ją poprawić i przesłać ponownie.

14.03.2023