System obsługi e-faktur

System służący do wysyłania i odbierania e-faktur zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. inVoice to z jednej strony wydajne, bezpieczne i niezawodne połączenie z KSeF (Krajowy System e-Faktur), a z drugiej – centralne repozytorium e-faktur, udostępniane uprawnionym systemom i użytkownikom.

Kluczowe procesy

Wysyłanie e-faktur sprzedażowych do KSeF.

Pobieranie numerów nadanych e-fakturom.

Pobieranie wygenerowanych UPO.

Pobieranie e-faktur zakupowych.

Korzyści

Automatycznie rejestrujesz w KSeF wystawione e-faktury – każdą dokładnie raz.

Szybko otrzymujesz numer KSeF i UPO.

Jesteś niezależny od ograniczeń i zmian w KSeF.

Wszystkie e-faktury przechowujesz w repozytorium, do którego masz stały dostęp.

Minimalizujesz czas poświęcany na obsługę e-faktur.

Co wyróżnia inVoice

InVoice - przygotuj się na e-fakturę

Technologie, z których korzystamy

Pytania i odpowiedzi

określonych prawem przypadkach wystarczy nota korygująca (przy czym trzeba pamiętać, że KSeF nie obsługuje not korygujących). Wszystkie inne zmiany – a w szczególności zmiany dotyczące kwot – będą możliwe jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej. Stąd też anulowanie faktury w KSeF jest możliwe jedynie przez wystawienie do niej faktury korygującej do zera. Warto zaznaczyć, że każda faktura korygująca musi wskazywać numer KSeF faktury korygowanej, o ile tylko została ona wystawiona po końcu roku 2023

Tak, faktury wystawiane do paragonów będą także musiały być przesłane do KSeF.

Korzystanie z KSeF możliwe jest od początku 2022 roku. Natomiast obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF dotyczył będzie od 1 stycznia 2024 wszystkich podatników posiadających siedzibę w Polsce i wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT. Ponadto w KSeF fakultatywnie będą mogły być wystawiane faktury VAT RR. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie również obejmować podatników stosujących tzw. zwolnienie podmiotowe (drobni przedsiębiorcy). Dostawy towarów, świadczenie usług B2C oraz sprzedaż objęta zwolnieniem z VAT będą również dokumentowane e-fakturą wystawioną przy użyciu KSeF – niezmieniona pozostaje tu zasada, że faktura wystawiana będzie na żądanie nabywcy/usługobiorcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dana czynność została dokonana.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF przez podatników do tego zobligowanych, jest niezależny od kraju i waluty odbiorcy faktury. Oznacza to, że do KSeF należy wprowadzać również faktury walutowe oraz wystawiane dla kontrahentów zagranicznych. Partnerzy zagraniczni nie są jednak zobowiązani do korzystania z KSeF – tym samym podatnik musi dostarczyć fakturę do takiego kontrahenta we własnym zakresie, w uzgodnionym formacie. Kontrahenci zagraniczni (nie posiadający polskiego NIP) nie mają możliwości wysłania faktur do KSeF.

Nie, Krajowy System e-Faktur nie przewiduje przesyłania załączników do faktur. Jednak struktura e-faktury przewiduje istnienie dodatkowych pól opisowych (dla całej faktury oraz dla poszczególnych wierszy faktury), gdzie można zmieścić dodatkowe informacje. Może to być np. link do pobrania załącznika, dzięki czemu możliwe będzie dodanie w ten sposób informacji o wymaganych przez kontrahentów protokołach odbioru.

Faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Fakt ten znajduje potwierdzenie w Urzędowym Potwierdzeniu Odbioru (UPO) zwracanym przez KSeF do wystawcy. Faktura jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę i udostępnienia jej do pobrania. Według aktualnych przepisów, wystawienie faktury przez Krajowy System e-Faktur gwarantuje dostarczenie dokumentu do odbiorcy a co za tym idzie, wysłanie kopii do klienta nie będzie konieczne. Jednakże zbiór dobrych praktyk w tym zakresie dopiero będzie się tworzył.

Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO) zaczyna być generowane dopiero w momencie zakończenia sesji, w ramach której faktury były przesyłane do KSeF. Trzeba się liczyć z tym, że proces generacji może trwać nawet do dwóch dni. Powyższe oznacza, że UPO potwierdzające rejestrację faktury w KSeF może być gotowe do pobrania zarówno kilka minut, jak i kilka dni po jej przesłaniu do KSeF.

Aktualności

Porozmawiaj z nami o inVoice

Tomasz Król

business development manager

Michał Drabikowski

partner zarządzający