KSeF: planujesz szybkie wdrożenie? Zarezerwuj czas na niespodzianki

W teorii wdrożenie systemu do komunikacji z KSeF może zająć nieco ponad dwa miesiące. Tyle przewiduje standardowy harmonogram: warsztaty, testy, szkolenie, uruchomienie. Brzmi rozsądnie. Ale w praktyce taki scenariusz udaje się rzadko. Dlaczego? Poniżej kilka powodów, dla których „prosty projekt” potrafi się skomplikować, a kalendarz przestaje być naszym sprzymierzeńcem.

Harmonogram to jedno, rzeczywistość – drugie. I to właśnie różnica między nimi decyduje o tym, czy wdrożenie przebiega sprawnie, czy zmienia się w walkę z czasem. Bo nawet przy gotowym, sprawdzonym systemie do komunikacji z KSeF sukces projektu zależy od całego ekosystemu organizacji: liczby systemów w których wystawiane są faktury, dostępności osób decyzyjnych, poziomu przygotowania, a czasem także zwykłych codziennych przeszkód, których nikt nie przewidział.

Właśnie dlatego warto przyjrzeć się temu, co w praktyce może opóźnić projekt, który na papierze wygląda na prosty i szybki.

Więcej rozwiązań, więcej zależności

Jednym z głównych wyzwań, które opóźniają wdrożenia, jest liczba systemów finansowo-księgowych, z których korzysta organizacja. Często są to różne rozwiązania w różnych spółkach, oddziałach, działach – i każde z nich trzeba objąć komunikacją z KSeF. Do tego dochodzą różnice w procesach, poziomie integracji, a czasem… brak pełnej wiedzy, jak te systemy faktycznie działają.

Dlatego kluczowa jest rzetelna analiza wyjściowa. Im lepiej poznamy środowisko na starcie, tym sprawniej przebiega integracja. Ale to wymaga czasu  i zaangażowania nie tylko dostawcy, ale i zespołu po stronie klienta.

Spodziewaj się niespodzianek

Zbyt wiele projektów opóźniło się przez rzeczy, które „nie miały prawa się wydarzyć”. Ograniczony  dostęp do środowiska testowego KSeF, dane, których nie da się wykorzystać, lub różnice między tym, co w dokumentacji, a tym, co w praktyce. Lista jest długa, a doświadczenie pokazuje, że wydarzyć może się naprawdę wiele.

Dlatego warto mieć czas, czyli margines bezpieczeństwa na nieprzewidziane sytuacje. To nie oznaka braku kontroli, ale wiedzy i doświadczenia w projektach KSeF. Wdrożenie to przecież praca w dynamicznym środowisku – a to zawsze różni się od tego, co zakłada teoria.

Im później, tym trudniej

Wiele firm już rozpoczęło przygotowania do KSeF i jest w trakcie wdrożeń. Czym bliżej obowiązkowego terminu wprowadzenia KSeF, tym będzie ich przybywać, co przekłada się na większe obłożenie po stronie dostawców. W praktyce oznacza to, że każda kolejna decyzja „za chwilę” może skutkować opóźnieniem już na początku przygotowań, bo zespoły wdrożeniowe będą już częściowo zaangażowane w rozpoczęte wcześniej projekty.

Nie chodzi o to, że wdrożenie przestaje być możliwe – ale im późniejszy start, tym mniej elastyczności: w terminach, w dostępnych zasobach, w wyborze partnerów i scenariuszy działania i tym większe znaczenie zaczyna mieć nie tylko sam system, ale też to, czy wszystko będzie gotowe na czas.

Kiedy KSeF to za mało

Wersja „pudełkowa” to dobra opcja dla firm, które potrzebują prostego i szybkiego wdrożenia. Ale wiele organizacji traktuje projekt komunikacji z KSeF jako okazję do czegoś więcej – uporządkowania obiegu dokumentów, wprowadzenia automatycznych walidacji, rozszerzenia raportowania czy integracji z wewnętrznymi procesami.

To rozsądne podejście – bo skoro i tak trzeba działać, warto przy okazji coś usprawnić. Tyle że im więcej zmian, tym więcej pracy: analiz, decyzji projektowych, konfiguracji i testów, a to wszystko wymaga czasu, którego pod koniec 2025 roku może już po prostu zabraknąć.

Dlatego im wcześniej zapadnie decyzja o rozszerzonym scenariuszu, tym większa szansa, że nie tylko wdrożysz system, ale faktycznie zyskasz na tej zmianie.

Wdrożenie weryfikuje teorię

Solidny harmonogram to dobry punkt wyjścia. Ale decyzje trzeba podejmować, patrząc na realne warunki – a te bywają dużo bardziej wymagające niż się wydaje. Wdrożenie systemu do komunikacji z KSeF to nie tylko technologia. To proces, który wymaga ludzi, dostępności, zaangażowania i przede wszystkim czasu. Warto więc działać wcześniej, bo w praktyce „na czas” działa tylko wtedy, gdy naprawdę ruszysz z wyprzedzeniem. Chcąc być gotowy na 30 września, kiedy ma być dostępny do testów KSeF 2.0, to uwzględniając okres urlopowy należy zacząć już dzisiaj.

Autor: Tomasz Król, Business Development Manager, in4mates

.

❓Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu systemu do komunikacji z KSeF?

📩 Umów się na prezentację systemu inVoice lub porozmawiaj naszymi ekspertami.

.