Czy Twoje dokumenty są dostępne cyfrowo? Od 28 czerwca to już obowiązek

Od niedawna cyfrowa dostępność przestała być tematem z konferencji i artykułów branżowych. Weszła do codzienności firm, bo 28 czerwca 2025 r. zaczęła obowiązywać ustawa wdrażająca Europejski Akt o Dostępności (EAA). Jest to regulacja, która ma ogromny wpływ na sposób, w jaki biznes komunikuje się ze swoimi klientami.

W Polsce jest ponad 7 milionów seniorów oraz 1,8 miliona osób z dysfunkcją wzroku, która znacząco utrudnia codzienne funkcjonowanie. To właśnie te grupy najczęściej napotykają bariery w dostępie do usług cyfrowych: od formularzy aplikacji webowych nieobsługiwanych przez czytniki ekranowe, przez nieczytelne pliki PDF, po brak możliwości powiększania treści. W konsekwencji korzystanie z usług banków, ubezpieczycieli czy sklepów online stawało się często wyzwaniem, a w niektórych przypadkach było wręcz niemożliwe.

Europejski Akt o Dostępności powstał, aby te przeszkody zniknęły. Jego celem jest to, by każdy mógł w równym stopniu korzystać z cyfrowych usług i dokumentów, bez względu na ograniczenia wzroku, słuchu czy sprawności ruchowej. Dla wielu z tych osób to nie tylko wygoda – to jedyna droga, by skorzystać z oferty banku, podpisać umowę czy przeczytać warunki polisy.

Jakie zmiany dotyczące dokumentów wprowadzają nowe przepisy?

Od teraz każdy dokument cyfrowy – od formularza kredytowego po warunki umowy ubezpieczeniowej – musi być przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. To oznacza m.in., że pliki PDF powinny być zgodne ze standardem Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), by mogły być odczytane przez czytniki ekranowe i inne technologie wspomagające.

Przepisy dotyczą produktów i usług cyfrowych wprowadzonych na rynek po 28 czerwca 2025 r. Ich zakres obejmuje nie tylko sektor publiczny (tam obowiązek istnieje od kilku lat), ale też biznes – w tym banki, ubezpieczycieli, operatorów e-commerce.

Dlaczego to ważne dla biznesu?

Dostosowanie dokumentów cyfrowych do wymogów Europejskiego Aktu o Dostępności to nie jest kwestia wyboru – to obowiązek, którego zignorowanie może mieć poważne konsekwencje.

Na poziomie prawnym brak zgodności oznacza ryzyko postępowań administracyjnych, kar finansowych oraz skarg klientów, które mogą wpłynąć na funkcjonowanie firmy. Organizacje, które nie spełnią wymogów, będą musiały liczyć się z koniecznością kar oraz w efekcie kosztownych i czasochłonnych dostosowań  – co w przypadku dużych wolumenów dokumentów może sparaliżować bieżące procesy.

Jeszcze większe znaczenie ma jednak wymiar wizerunkowy. W świecie, w którym odpowiedzialność społeczna stała się jednym z kluczowych kryteriów oceny marek, firmy zaniedbujące cyfrową dostępność narażają się na kryzys reputacyjny. Negatywne opinie klientów, medialne nagłośnienie skarg czy publiczne raporty o braku zgodności z EAA mogą podważyć zaufanie do marki, nad której budową firmy pracowały latami.

Co to oznacza pod względem technologicznym?

Nowe przepisy to wyzwanie dla systemów informatycznych w firmach. Dostosowanie procesów do wymogów cyfrowej dostępności dla dokumentów zrealizujemy przez:

• Generowanie dokumentów zgodnie ze standardem WCAG 2 – systemy muszą tworzyć pliki (DOCX, PDF, …) od razu w formie dostępnej dla technologii wspomagających.
• Automatyzację procesu – w firmach, które codziennie generują setki lub tysiące dokumentów, ręczna weryfikacja jest nierealna. Rozwiązania IT powinny zapewniać zgodność na poziomie szablonów i procesów, tak aby każdy dokument spełniał wymogi bez dodatkowego wysiłku zespołów.
• Centralne zarządzanie szablonami – umożliwia szybką aktualizację i wdrażanie zmian zgodnych z nowymi regulacjami we wszystkich jednostkach organizacji.
• Monitorowanie zgodności – system powinien oferować funkcje weryfikacji, które wykryją potencjalne niezgodności jeszcze przed udostępnieniem dokumentu klientowi.

Jak in4mates i TemplaR wspierają firmy w tym procesie?

W in4mates tworzymy zaawansowane narzędzia informatyczne, które odpowiadają na potrzeby różnych grup użytkowników końcowych – tak, aby firmy oraz instytucje, które korzystają z naszych rozwiązań mogły zapewniać komfortową i bezpieczną obsługę każdemu klientowi. Dotyczy to również systemu TemplaR, który automatyzuje proces generowania dokumentów zgodnych z wymogami EAA i standardem WCAG 2.

TemplaR umożliwia automatyczne tworzenie cyfrowo dostępnych dokumentów – bez konieczności ręcznej ingerencji. Pozwala na centralne zarządzanie szablonami dokumentów, przez co możliwe jest wdrażanie zmian we wszystkich jednostkach organizacji. Dzięki wbudowanym funkcjom walidacji system pozwala sprawdzić zgodność dokumentów już na etapie tworzenia, eliminując ryzyko błędów. W ten sposób firmy mogą mieć pewność, że każdy generowany dokument odpowiada nie tylko standardom prawnym, ale również wysokim oczekiwaniom klientów.

TemplaR został zaprojektowany z myślą o wydajności i skali – umożliwia szybkie tworzenie dużej liczby spójnych dokumentów, eliminując ryzyko błędów i opóźnień. To rozwiązanie, które wspiera organizacje w budowaniu nowoczesnego doświadczenia klienta. Równocześnie sprawia, że dostosowanie się do nowych regulacji staje się prostsze, bardziej efektywne i bez kompromisów jakościowych.

Autor: Krzysztof Walasek, Partner Zarządzający in4mates

.

❓Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia technologicznego?

📩 Umów się na spotkanie z naszymi ekspertami.

.