Jak przygotować organizację na e-fakturowanie w złożonym środowisku IT

Wejście w życie obowiązku Krajowego Systemu e-Faktur to już kwestia dni. Dla wielu firm to moment, w którym temat KSeF przestaje być planem, a staje się realnym sprawdzianem przygotowania organizacji – jej systemów, procesów i zdolności do działania w warunkach zmieniających się regulacji.

Właśnie w takim kontekście warto przyjrzeć się projektom, które pokazują, jak w praktyce wygląda przygotowanie do KSeF w dużej, złożonej organizacji – nie w teorii, ale w codziennej pracy zespołów biznesowych i IT.

Klient i skala działania

Projekt realizowany przez in4mates dotyczył firmy z bardzo silną pozycją w branży leasingowej, oferującej szeroki wachlarz usług finansowych – od leasingu operacyjnego po finansowy – dla różnych sektorów gospodarki. Z jej rozwiązań korzystają tysiące przedsiębiorstw w całej Polsce, co przekłada się na dużą skalę działania i wysoki wolumen dokumentów.

W takiej organizacji przygotowania do KSeF nie są jedynie kolejną integracją technologiczną. To projekt, który dotyka całego ekosystemu procesów – finansowych, księgowych, operacyjnych i IT.

Wyzwanie: przygotowania do ustawowego wymogu e-fakturowania 

Punktem wyjścia było przygotowanie do ustawowego obowiązku e-fakturowania realizowanego za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Oznaczało to konieczność zbudowania bezpiecznego i stabilnego modelu komunikacji z KSeF, który poradzi sobie zarówno z dużą liczbą dokumentów, jak i z dynamicznie zmieniającymi się regulacjami.

Kluczowe było znalezienie rozwiązania, które: 

• • zapewni niezawodność komunikacji z KSeF,
  • umożliwi integrację z wieloma systemami źródłowymi,
  • pozwoli na dalszy rozwój wraz ze zmieniającymi się potrzebami biznesu.

Odpowiedź: inVoice – KSeF HUB

Decyzją organizacji było wdrożenie systemu inVoice – KSeF HUB, który zapewnia bezpieczną i niezawodną komunikację z KSeF oraz centralizuje proces e-fakturowania.

Rozwiązanie zostało zaprojektowane tak, aby nie tylko spełnić aktualne wymogi regulacyjne, ale również stworzyć stabilne fundamenty pod dalszy rozwój procesów związanych z fakturowaniem elektronicznym. 

Jak przebiegały przygotowania do KSeF? 

Prace nad przygotowaniem organizacji do KSeF miały charakter kompleksowy i obejmowały zarówno aspekty technologiczne, jak i procesowe. Projekt rozpoczął się od: 

• • analizy systemów źródłowych i mapowania danych,
  • dostarczenia oprogramowania,
  • instalacji i konfiguracji systemu inVoice w środowisku chmurowym,
  • integracji z sześcioma systemami wykorzystywanymi do wystawiania faktur.

W kolejnym etapie rozwiązanie zostało rozbudowane o dodatkowe funkcjonalności, w tym:

• selekcję faktur wysyłanych do KSeF,
• mechanizmy powiadamiania o zdarzeniach związanych z tym procesem.

Całość została zwieńczona testami funkcjonalnymi i wydajnościowymi, a następnie testami akceptacyjnymi. Obecnie spółka znajduje się na ostatnim etapie przygotowań – w trakcie testów, które zakończą się wraz z wejściem w życie obowiązku KSeF.

 „Wyjątkowe przy tym projekcie było podejście klienta, które dziś procentuje. Mimo przesunięcia terminu obowiązkowego wdrożenia KSeF na luty 2026, nie wstrzymał prac wdrożeniowych. Dzięki temu jest już niemal gotowy na produkcyjne uruchomienie systemu – z wyprzedzeniem i pełną gotowością na przyszłe wymagania.”

Tomasz Król, Business Development Manager w in4mates

O co jeszcze zadbało in4mates? 

• • dostosowanie rozwiązania do potrzeb biznesowych i technologicznych spółki,
  • aktualność i zgodność systemu z wymogami Ministerstwa Finansów,
  • bieżący monitoring zmian regulacyjnych,
  • rozwój funkcjonalności inVoice w odpowiedzi na nowe potrzeby organizacji.

Efekty: więcej niż zgodność z przepisami

Z perspektywy klienta przygotowania do KSeF przyniosły wymierne korzyści: 

• • płynne przejście na e-fakturowanie bez ryzyka przestojów,
  • bezpieczną i stabilną komunikację z KSeF,
  • rozwiązanie stale aktualne i dopasowane do potrzeb instytucji,
  • pełną zgodność z wymaganiami Ministerstwa Finansów,
  • lepszą organizację procesów przed wejściem nowych przepisów – bez presji czasu i nagłych zmian,
  • komfort wdrożenia i gotowość na kolejne zmiany regulacyjne – dziś i w przyszłości.

 „To wdrożenie pokazuje, że dostosowanie do wymogów KSeF nie musi być wyłącznie obowiązkiem. Może stać się okazją do optymalizacji procesów i zwiększenia efektywności operacyjnej. Dzięki realizacji tego projektu, klient nie tylko spełni wymogi ustawowe, ale zyska także realne korzyści biznesowe.”

Michał Drabikowski, Partner Zarządzający in4mates 

KSeF jako impuls do uporządkowania procesów

Ten projekt dobrze pokazuje, że przygotowania do KSeF w złożonym środowisku IT nie muszą oznaczać chaosu i działania pod presją czasu. Przy odpowiednim podejściu mogą stać się impulsem do uporządkowania procesów, zwiększenia kontroli nad obiegiem dokumentów i budowy modelu działania odpornego na kolejne zmiany regulacyjne.

Dla wielu organizacji to właśnie dziś jest moment, w którym warto odpowiedzieć sobie na pytanie nie tylko o zgodność z przepisami, ale o dojrzałość operacyjną. Doświadczenia z tego projektu pokazują, że przy właściwym przygotowaniu KSeF może stać się nie tylko obowiązkiem, ale realnym krokiem w stronę bardziej uporządkowanych i bezpiecznych procesów.

➡️ Masz pytania? Chcesz dowiedzieć się jak przygotować swoją firmę na KSeF?

📨 Napisz do nasz.

Szukasz skutecznego KSeF HUB? Poznaj inVoice