KSeF: co decyduje o powodzeniu wdrożenia?

Przygotowania do KSeF wiążą się z wieloma wyzwaniami – od planowania, po zmiany organizacyjne i współpracę między działami. Choć na pierwszy plan często wysuwają się kwestie techniczne, w praktyce równie dużym wyzwaniem okazują się procesy wewnętrzne, jakość danych i gotowość zespołów do pracy w nowym modelu. O tym, co realnie wpływa na powodzenie wdrożenia, z jakimi problemami mierzą się firmy i jak wygląda to w praktyce mówi Tomasz Król, ekspert firmy in4mates, która specjalizuje się w przygotowaniu firm do KSeF.

Jakie założenia firm najczęściej rozmijają się z rzeczywistością, jeśli chodzi o przygotowania do KSeF?

Jedno z najczęstszych to przekonanie, że KSeF to wyłącznie temat działów finansowo-księgowych i systemów tam działających . W rzeczywistości projekt dotyka wielu obszarów – od księgowości i finansów, przez IT, aż po operacje i często sprzedaż. Wdrożenie systemu to jedno, ale prawdziwe wyzwanie zaczyna się wtedy, gdy trzeba zmienić sposób pracy ludzi, dokumentowania faktur, czy podejścia do błędów. Jeśli firma nie weźmie tego pod uwagę już na etapie planowania, bardzo szybko pojawiają się trudności.

Co najczęściej zostaje niedoszacowane?

Przede wszystkim czas, ale też przygotowanie danych. Zdarza się, że firmy planują harmonogram tak, jakby wystarczyło uruchomić system i przesłać pierwszą fakturę. Tymczasem duża część prac to analiza i mapowanie danych. A jeśli to zostanie zrobione źle, pliki nie przejdą walidacji po stronie KSeF – i zaczyna się operacyjny problem. Drugi niedoszacowany element to zmiany procesowe. Kiedy zmienia się sposób wystawiania faktury, a faktura może zostać odrzucona przez KSeF, nie da się tego rozwiązać bez aktualizacji wewnętrznych procedur.

Jaką rolę w tym procesie odgrywają działy finansowe i księgowe?

Kluczową. To właśnie te zespoły wiedzą, jak naprawdę działa obieg faktur w firmie, jakie są zależności między działami, kiedy pojawiają się błędy. Jeżeli ich nie włączymy od początku, projekt będzie teoretyczny – może się nawet uda uruchomić system, ale nie będzie on odpowiadał na realne potrzeby. KSeF wprowadza wiele zmian, również formalnych – choćby w zakresie terminów, błędów czy obiegu dokumentów korygujących – i nie da się ich zaadresować bez zaangażowania użytkowników procesów.

A jak wygląda to w praktyce? Kiedy mogą pojawić się problemy?

Zazwyczaj newralgiczną częścią projektu jest faza testów. To wtedy może np. okazać się, że dane z systemów nie są zgodne ze schematem KSeF, że faktura wystawiona w jeden sposób nie może być zaakceptowana w nowym obiegu, że dokument nie trafia do właściwego workflow. Co ważne – to nie są problemy technologiczne, tylko konsekwencja niedokładnie lub niewłaściwie zmapowanych procesów lub niewystarczającej komunikacji między działami.

In4mates ma za sobą wiele projektów realizowanych dla instytucji finansowych. Jak to się przekłada na inne Wasze projekty?

Sektor finansowy, to sektor o bardzo wysokich wymaganiach – zarówno pod względem zgodności z regulacjami, jak i bezpieczeństwa czy skali operacji. Każda zmiana jest tam szczegółowo analizowana, a wdrożenie musi być przewidywalne i zgodne z rygorystycznymi procedurami. To projekty, które wymagają pełnej transparentności, stabilnych narzędzi i dobrze zaprojektowanych procesów.

Właśnie dlatego nasz KSeF HUB inVoice tak chętnie wybierany jest przez instytucje finansowe, które obsługują bardzo duża liczbę faktur, muszą spełniać wysokie standardy – nie tylko technologiczne, ale też organizacyjne. Jakość rozwiązań i wiedza zdobyta podczas różnego rodzaju wdrożeń to wartość, którą dajemy wszystkim naszym klientom. Dobrze zaprojektowany i sprawdzony system to po prostu szybsze wdrożenie oraz gwarancja wysyłki i odbioru e-faktur na czas.

A co z technologią? Czy klient musi martwić się o zgodność ze zmianami w KSeF?

Nie. System inVoice rozwijamy tak, by był zawsze zgodny z aktualnymi wymaganiami – to my śledzimy zmiany regulacyjne i zapewniamy, że klient pracuje na rozwiązaniu, które spełnia wymogi prawne. Dzięki temu nasi klienci nie musza się zastanawiać się, co się zmieni w 2026 – in4mates dba o to, by system był zawsze aktualny.

Na co powinny zwrócić uwagę firmy, które dopiero zaczynają przygotowania?

Po pierwsze – nie traktować KSeF jako tematu wyłącznie IT. Trzeba zaprosić do projektu ludzi, którzy naprawdę pracują z fakturami. Po drugie – dać sobie czas na testy i analizę danych. I po trzecie – wybrać rozwiązanie, które można sprawnie dostosować do przeszłych zmian, co ma duże znaczenie w tak dynamicznym pod względem regulacyjnym środowisku. Wdrożenie KSeF to proces – dobrze przeprowadzony, może uporządkować wiele aspektów działania firmy, ale tylko wtedy, gdy zostanie zrealizowany we właściwy sposób.

Autor: Tomasz Król, Business Development Manager in4mates

.

❓Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu KSeF?

📩 Umów się na prezentację systemu inVoice lub porozmawiaj naszymi ekspertami.

.