KSeF: planujesz szybkie wdrożenie? Zarezerwuj czas na niespodzianki

W teorii wdrożenie systemu do komunikacji z KSeF może zająć nieco ponad dwa miesiące. Tyle przewiduje standardowy harmonogram: warsztaty, testy, szkolenie, uruchomienie. Brzmi rozsądnie. Ale w praktyce taki scenariusz udaje się rzadko. Dlaczego? Poniżej kilka powodów, dla których „prosty projekt” potrafi się skomplikować, a kalendarz przestaje być naszym sprzymierzeńcem.

Harmonogram to jedno, rzeczywistość – drugie. I to właśnie różnica między nimi decyduje o tym, czy wdrożenie przebiega sprawnie, czy zmienia się w walkę z czasem. Bo nawet przy gotowym, sprawdzonym systemie do komunikacji z KSeF sukces projektu zależy od całego ekosystemu organizacji: liczby systemów, w których wystawiane są faktury, dostępności osób decyzyjnych, poziomu przygotowania, a czasem także zwykłych codziennych przeszkód, których nikt nie przewidział.

Właśnie dlatego warto przyjrzeć się temu, co w praktyce może opóźnić projekt, który na papierze wygląda na prosty i szybki.

Więcej rozwiązań, więcej zależności

Jednym z głównych wyzwań, które opóźniają wdrożenia, jest liczba systemów finansowo-księgowych, z których korzysta organizacja. Często są to różne rozwiązania w różnych spółkach, oddziałach, działach – i każde z nich trzeba objąć komunikacją z KSeF. Do tego dochodzą różnice w procesach, poziomie integracji, a czasem brak pełnej wiedzy, jak te systemy faktycznie działają.

Dlatego kluczowa jest rzetelna analiza wyjściowa. Im lepiej poznamy środowisko na starcie, tym sprawniej przebiega integracja. Ale to wymaga czasu i zaangażowania nie tylko dostawcy, ale i zespołu po stronie klienta.

Spodziewaj się niespodzianek

Zbyt wiele projektów opóźniło się przez rzeczy, które „nie miały prawa się wydarzyć”. Ograniczony dostęp do środowiska testowego KSeF, dane, których nie da się wykorzystać, lub różnice między tym, co w dokumentacji, a tym, co w praktyce. Lista jest długa i doświadczenie pokazuje, że wydarzyć może się naprawdę wiele.

Dlatego warto mieć margines bezpieczeństwa na nieprzewidziane sytuacje. To nie oznaka braku kontroli, ale wiedzy i doświadczenia w projektach KSeF.

Im później, tym trudniej

Wiele firm już rozpoczęło przygotowania do KSeF i jest w trakcie wdrożeń. Im bliżej obowiązkowego terminu, tym będzie ich więcej, co przekłada się na większe obłożenie po stronie dostawców. Każda kolejna decyzja „za chwilę” może skutkować opóźnieniem już na starcie.

Nie chodzi o to, że wdrożenie przestaje być możliwe – ale im późniejszy start, tym mniej elastyczności w terminach, zasobach i scenariuszach działania.

Kiedy KSeF to za mało

Wersja „pudełkowa” to dobra opcja dla firm, które potrzebują prostego i szybkiego wdrożenia. Jednak wiele organizacji traktuje projekt jako okazję do uporządkowania obiegu dokumentów, automatyzacji, walidacji i rozszerzenia raportowania.

To rozsądne, ale im więcej zmian, tym więcej pracy analiz, decyzji i testów — a tego czasu pod koniec 2025 roku może zabraknąć.

Wdrożenie weryfikuje teorię

Solidny harmonogram to dobry punkt wyjścia, ale decyzje trzeba podejmować, patrząc na realne warunki. Wdrożenie systemu do komunikacji z KSeF to nie tylko technologia – to proces wymagający ludzi, dostępności, zaangażowania i czasu. Warto działać wcześniej, bo w praktyce „na czas” działa tylko wtedy, gdy ruszysz z wyprzedzeniem. Chcąc być gotowym na 30 września, kiedy ma być dostępny do testów KSeF 2.0, trzeba zacząć już teraz.

Autor: Tomasz Król, Business Development Manager, in4mates

❓ Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu systemu do komunikacji z KSeF?

📩 Umów się na prezentację systemu inVoice lub porozmawiaj z naszymi ekspertami.