Przygotowania do KSeF – skąd biorą się problemy i jak je rozwiązać?

Firmy często niedoszacowują złożoności przygotowań do KSeF. Zaczynają za późno, nie analizują wszystkich procesów albo przeceniają możliwości własnego IT. Efekt? Nieplanowane koszty, techniczne komplikacje i napięty harmonogram. Jakie niespodzianki mogą pojawić się podczas przygotowań? Jakie błędy są popełniane najczęściej i co zrobić inaczej, by uniknąć ryzyka paraliżu organizacyjnego? Na te oraz inne pytania odpowiada Michał Drabikowski, Partner Zarządzający w in4mates.

Z jakimi trudnościami najczęściej borykają firmy w trakcie przygotowań do KSeF?

Zaczyna się od niedoszacowania skali projektu. KSeF to nie tylko wysyłka faktur do systemu ministerstwa – to zmiana całego obiegu faktur w firmie. W praktyce oznacza to konieczność zewidencjonowania i przemyślenia na nowo wszystkich procesów związanych fakturami, często rozproszonych między działami i systemami. W organizacjach, które mają wiele źródeł danych czy jednostek operacyjnych, potrafi to być naprawdę złożone.

Jeśli tego nie zrobimy na początku, ryzykujemy nie tylko błędami w późniejszych etapach, ale też koniecznością cofania się w harmonogramie i wprowadzania zmian „na ostatnią chwilę”.

A co z aspektami technicznymi? Wiele firm planuje integrację z KSeF we własnym zakresie.

To zrozumiałe, że firmy mające rozbudowane działy IT w pierwszym odruchu chcą to zrobić same. Ale w praktyce, jeśli chcemy mieć rozwiązanie bezpieczne, wydajne i w pełni zautomatyzowane, może się to okazać bardzo dużym wyzwaniem.

Sama mechanika komunikacji z KSeF jest dużo bardziej skomplikowana, niż to by się mogło wydawać, konieczne jest wywoływanie wielu usług w określonej sekwencji. A co w sytuacji, gdy np. wystąpi błąd techniczny przy wysyłce faktury do KSeF? Wtedy trzeba ponowić wysyłkę – ale tak, żeby faktura nie trafiła do KSeF po raz drugi, bo wtedy zostanie przez KSeF dwukrotnie zaksięgowana. To tylko jeden z wielu elementów, które – jeśli nie zostaną przemyślane i dobrze obsłużone – mogą spowodować poważne problemy produkcyjne. A na to żadna firma nie może sobie pozwolić w odniesieniu do tak newralgicznego obszaru jakim jest fakturowanie.

Dlatego w większości przypadków korzystanie z dostępnych na rynku gotowych, przetestowanych i sprawdzonych rozwiązań jest po prostu tańsze, szybsze i bezpieczniejsze.

Czyli jakich rozwiązań?

Najprościej wdrożyć gotowy plugin przystosowany do systemu finansowo-księgowego, z którego firma już korzysta. Jeśli dla naszego systemu taki plugin nie jest dostępny lub nie spełnia wszystkich naszych oczekiwań, albo gdy korzystamy z wielu systemów obsługujących faktury – warto sięgnąć po rozwiązanie klasy KSeF-HUB, które odciąża nasze systemy i przejmuje na siebie całą komunikację z KSeF w naszym przedsiębiorstwie.

Czyli lepiej nie budować rozwiązania od zera?

Zdecydowanie. Gotowe rozwiązania, które były już wdrażane w różnych organizacjach, są po prostu efektywniejsze – zostały przetestowane w wielu środowiskach i sytuacjach. Oczywiście kluczowa jest jakość takiego systemu – to, czy zapewnia m.in. odpowiednią wydajność, możliwość adaptacji do specyfiki firmy i pozwala na przyszłe dostosowania do zmian w KSeF.

Zdarza się, że firmy decydują się na samodzielne podejście i po kilku miesiącach wracają do nas, by wdrożyć nasze rozwiązanie – tylko już z większą presją czasu i bez marginesu na dłuższe testy.

Jakie problemy wychodzą dopiero na etapie testów?

Testy są momentem, w którym wychodzą na jaw rzeczy, o których na etapie projektowania często się nie myśli lub takie, które trudno jest już wtedy przewidzieć, na przykład związane z wydajnością czy stykiem różnych systemów. Jeśli testy są odkładane na ostatnią chwilę i takie błędy zostaną zidentyfikowane, może być problem by zdążyć je naprawić, bo terminy KSeF są nieprzesuwalne. Dlatego warto rozpocząć testy możliwie jak najwcześniej. To daje przestrzeń na korekty i decyzje, które później mogą przesądzić o powodzeniu całego wdrożenia.

Czy zdarza się, że projekt okazuje się prostszy, niż firma zakładała?

Tak – i to też jest cenna lekcja. Jeden z naszych klientów zakładał, że będzie musiał dostosować kilka swoich systemów do przechowywania numerów KSeF i dokumentów UPO. W praktyce wystarczyło zintegrować je z KSeF-HUB i to właśnie tam przechowywać te dane. Koszty spadły, wdrożenie uprościło się, a wszystkie cele biznesowe zostały osiągnięte.

Jakie realne korzyści można wynieść z przygotowania do KSeF, jeśli zrobi się to dobrze?

Przede wszystkim uporządkowanie i automatyzacja. Ustrukturyzowane faktury otwierają drogę do automatycznego księgowania, co zmniejsza liczbę błędów i oszczędza czas. Do tego dochodzi większa kontrola nad obiegiem dokumentów i eliminacja papieru.

Oczywiście to nie wydarzy się samo – trzeba odpowiednio zaprojektować procesy i zadbać o to, by faktycznie działały na naszą korzyść.

A co z ograniczeniami? Czy są obszary, gdzie KSeF nie spełnia oczekiwań?

Tak – i warto mieć tego świadomość. Przykład? Nie da się wysyłać do KSeF wraz z fakturą binarnych załączników, czyli plików w formacie takim jak PDF czy JPG stanowiących biznesowy dodatek do faktur. To oznacza, że protokoły odbioru czy inne dokumenty trzeba będzie przekazywać osobno.

KSeF nie wspiera też, tak bardzo jak by się mogło wydawać, firm faktoringowych– choć formalnie możliwe jest oznaczenie na fakturze podmiotu trzeciego, to w praktyce wiele systemów finansowo-księgowych nie obsługuje tego scenariusza. Granularność uprawnień też bywa niewystarczająca, co oznacza, że trudno jest precyzyjnie przypisać różnym użytkownikom dostęp tylko do wybranych faktur.

Świadomość wszystkich ograniczeń, ale też dobrodziejstw KSeF jest bardzo istotna we właściwym projektowaniu procesów.

Podsumowując – co powinna zrobić firma, która dziś stoi przed przygotowaniem do KSeF?

W pierwszej kolejności zdać sobie sprawę, że zostało naprawdę mało czasu. A następnie zrobić trzy rzeczy. Po pierwsze, dokładnie przeanalizować i zaprojektować procesy związane z fakturami – nie tylko z perspektywy systemów, ale i całej organizacji. Po drugie, zapewnić sobie wystarczająco dużo czasu i zasobów na kompleksowe testy. To naprawdę kluczowe. Po trzecie, znaleźć partnera, który zna realia techniczne i ma doświadczenie w integracji z KSeF – bo błędy w tej integracji mogą mieć realne konsekwencje biznesowe.

.

❓Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia technologicznego?

📩 Umów się na spotkanie z naszymi ekspertami.

.