30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało finalną wersję dokumentacji API KSeF 2.0 oraz nową strukturę logiczną faktury ustrukturyzowanej FA(3). To kluczowy krok w procesie wdrażania obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który od 1 lutego 2026 r. obejmie wszystkich dużych podatników, a dwa miesiące później – pozostałe firmy. Dla dostawców oprogramowania to sygnał, że mogą przejść z fazy planowania do intensywnych prac integracyjnych, a dla przedsiębiorstw – że czas na rozpoczęcie wdrożeń jest właśnie teraz.

W teorii wdrożenie systemu do komunikacji z KSeF może zająć nieco ponad dwa miesiące. Tyle przewiduje standardowy harmonogram: warsztaty, testy, szkolenie, uruchomienie. Brzmi rozsądnie. Ale w praktyce taki scenariusz udaje się rzadko. Dlaczego? Poniżej kilka powodów, dla których „prosty projekt” potrafi się skomplikować, a kalendarz przestaje być naszym sprzymierzeńcem.

Przygotowania do KSeF wiążą się z wieloma wyzwaniami – od planowania, po zmiany organizacyjne i współpracę między działami. Choć na pierwszy plan często wysuwają się kwestie techniczne, w praktyce równie dużym wyzwaniem okazują się procesy wewnętrzne, jakość danych i gotowość zespołów do pracy w nowym modelu. O tym, co realnie wpływa na powodzenie wdrożenia, z jakimi problemami mierzą się firmy i jak wygląda to w praktyce mówi Tomasz Król, ekspert firmy in4mates, która specjalizuje się w przygotowaniu firm do KSeF.

Ministerstwo Finansów udostępniło roboczą wersję struktury logicznej FA(3). Termin 1 lutego 2026 r. pozostaje aktualny, a finalna wersja FA(3) ma zostać opublikowana już w czerwcu. To jeden z kluczowych etapów przygotowań – potwierdza harmonogram i pozwala rozpocząć finalne prace wdrożeniowe. Jakie zmiany wprowadza?