ULA: wszystko, co musisz wiedzieć o Unlimited License Agreement Oracle

Unlimited License Agreement (ULA) to jeden z najbardziej elastycznych modeli licencjonowania oferowanych przez Oracle. Daje on firmom możliwość nieograniczonego korzystania z wybranych produktów przez określony w kontrakcie czas, co czyni go atrakcyjnym rozwiązaniem dla organizacji, które planują dynamiczny rozwój infrastruktury IT.

ULA może jednak być zarówno szansą na optymalizację kosztów, jak i źródłem problemów, jeśli nie zostanie odpowiednio zaplanowany i zarządzany. W tym artykule przeanalizujemy, jak działa ULA, dla kogo jest najbardziej odpowiedni, jakie korzyści i ryzyka się z nim wiążą, oraz jak zadbać o sukces przy korzystaniu z tego modelu.

1. Co to jest Unlimited License Agreement (ULA)?

ULA to czasowa umowa licencyjna, która pozwala firmie na nieograniczone korzystanie z wybranych produktów Oracle przez określony czas, zazwyczaj 3 lata. Możliwe są też okresu 2-letnie czy 4-letnie. Po zakończeniu umowy firma musi zgłosić liczbę używanych licencji, które staną się podstawą do weryfikacji i formalnej certyfikacji liczby przyznanych licencji.

Jak działa ULA?

• Podpisanie umowy: firma płaci stałą, z góry określoną opłatę za możliwość korzystania z produktów Oracle bez limitów w czasie trwania umowy zgodnie z umową licencyjną.
• Wykorzystanie licencji: w czasie trwania ULA firma może korzystać z dowolnej liczby instalacji oprogramowania objętego umową, co daje swobodę w rozwoju infrastruktury.
• Zgłoszenie końcowe: na koniec umowy firma musi zgłosić Oracle liczbę faktycznie używanych licencji. Te licencje stają się trwałe i będą podstawą dalszych opłat serwisowych.

2. Dla kogo ULA jest najlepszym wyborem?

ULA to idealne rozwiązanie dla firm, które:

• Dynamicznie się rozwijają: organizacje przewidujące duży wzrost zapotrzebowania na oprogramowanie Oracle mogą skorzystać z nieograniczonego dostępu do produktów w czasie trwania umowy.
• Planują transformację cyfrową: ULA pozwala na szybką skalowalność infrastruktury IT bez martwienia się o koszty nowych licencji.
• Mają duże, złożone środowiska IT: dzięki ULA firmy mogą uprościć i ujednolicić zarządzanie licencjami w rozproszonych środowiskach.

3. Korzyści wynikające z ULA

Elastyczność i skalowalność

ULA daje firmom możliwość korzystania z dowolnej liczby licencji bez dodatkowych opłat, co pozwala na skalowanie środowiska IT w odpowiedzi na potrzeby biznesowe.

Przykład: Firma planuje migrację baz danych z opcjami na nowe serwery i przewiduje, że okres migracji zajmie co najmniej 6 miesięcy. Na okres migracji potrzebowałaby co najmniej podwojenie liczby licencji procesorowych ze 150 do 350. Koszt niezbędnych licencji wyniósłby ok 2 mln USD (roczne licencje czasowe) i 1,5 mln (po upuście wolumenowym) za licencje bezterminowe.

W modelu ULA firma może wynegocjować stałą opłatę, np. 2,5 mln USD za licencje i obniżyć koszty ATiK. Oszczędność wynosi 1 000 000 USD + zmniejszone koszty ATiK w ciągu 3 lat.

Przewidywalność kosztów

Dzięki stałej opłacie za cały okres trwania umowy firma może lepiej planować budżet IT. Jednocześnie duży (wartościowo) zakup licencji jest nagradzany znaczącym upustem (powyżej 50% od listy cenowej).

Prostota zarządzania licencjami

W ULA firma nie musi liczyć i przypisywać każdej licencji do konkretnych systemów – wszystkie produkty objęte umową są dostępne bez ograniczeń ilościowych.

Obniżenie kosztów operacyjnych

Koszt wsparcia technicznego (ATiK) jest ustalany na cały okres obowiązywania umowy i nie podlega standardowemu indeksowaniu na poziomie 8% rocznie, co daje oszczędności ok 17% na kosztach ATiK przy umowie 3-letniej.

4. Ryzyka związane z ULA

Choć ULA może przynieść wiele korzyści, wiąże się również z pewnymi ryzykami:

Niedoszacowanie potrzeb

Jeśli firma nie wykorzysta w pełni możliwości oferowanych przez ULA, zapłaci za więcej, niż faktycznie potrzebowała. Przykładowo, jeśli firma planuje rozwój, który nie zostanie zrealizowany w okresie trwania umowy, koszty mogą przewyższyć korzyści ze znaczącego upustu.

Przeszacowanie zgłoszenia końcowego

Na koniec umowy firma musi zgłosić liczbę używanych licencji, która podlega weryfikacji w Oracle. Jeśli Oracle zakwestionuje przedstawione wyliczenia wykorzystania licencji, to może się to wiązać ze znaczącymi opłatami inwestycyjno-operacyjnymi.

Brak kontroli nad środowiskiem IT

Bez odpowiedniego monitorowania firma może tracić kontrolę nad tym, gdzie i jak są używane licencje, co utrudnia osiągnięcie zakładanych celów i dokładne zgłoszenie końcowe.

5. Jak zadbać o sukces z ULA?

Przygotowanie przed podpisaniem umowy

• Przeprowadź audyt IT: sprawdź aktualne wykorzystanie licencji Oracle, aby lepiej oszacować przyszłe potrzeby i potencjalne zyski z kontraktu
• Określ cele biznesowe: upewnij się, że ULA jest zgodna z długoterminowymi planami firmy i wynikającym z nich rozwoju infrastruktury IT.

Monitorowanie w trakcie trwania umowy

• Szkolenia zespołów IT: zadbaj o to, by personel IT rozumiał zasady ULA i umiał monitorować środowisko IT.
• Użyj narzędzi do zarządzania licencjami: oprogramowanie takie jak Flexera może pomóc w monitorowaniu i raportowaniu wykorzystania licencji.

Przygotowanie do zgłoszenia końcowego

• Szczegółowa dokumentacja: utrzymuj dokładną i aktualną dokumentację wykorzystania licencji przez cały okres trwania umowy.
• Audyt wewnętrzny: przeprowadź audyt tuż przed końcem umowy, aby uniknąć błędów w zgłoszeniu końcowym. Rozpocznij go min 3 miesiące przed końcem, abyś mógł dokonać ewentualnych zmian jeszcze w trakcie trwania kontraktu.

6. Czy ULA to dobry wybór dla Twojej firmy?

ULA to potężne narzędzie, które może znacznie uprościć zarządzanie licencjami i obniżyć koszty w organizacjach o dużym zapotrzebowaniu na produkty Oracle. Klucz do sukcesu tkwi jednak w odpowiednim przygotowaniu i zarządzaniu w całym okresie trwania kontraktu. Bez tego firma może zmarnować potencjał ULA lub narazić się na niepotrzebne wydatki.

Unlimited License Agreement Oracle to rozwiązanie, które daje firmom ogromną elastyczność, ale wymaga odpowiedzialnego podejścia. Z odpowiednim planem i narzędziami ULA może stać się inwestycją, która przyniesie znaczące oszczędności i ułatwi rozwój infrastruktury IT.

autor: Andrzej Orłowski, Senior SAM Manager w in4mates

.

Jeśli rozważasz ULA dla swojej firmy, skontaktuj się z naszymi ekspertami. Pomożemy Ci przeanalizować potrzeby, wybrać najlepszą strategię i zadbać o zgodność przez cały okres trwania umowy!

.