CASE STUDY

Klient

Firma BNP Paribas Faktoring jest częścią Grupy BNP Paribas Faktoring, która jest liderem na międzynarodowym rynku faktoringu, dysponującym ponad 50-letnim doświadczeniem oraz siecią spółek w 12 krajach Europy, Azji i Afryki. BNP Paribas Faktoring zajmuje pozycję lidera wśród krajowych firm faktoringowych z niemal 20% udziałem w rynku, 88,7 mln złotych obrotu oraz 4,1 mln faktur nabytych tylko w 2024 roku*. Spółka oferuje szeroki zakres usług małym, średnim, jak i dużym przedsiębiorstwom. Dostarcza też rozwiązania dla międzynarodowych grup kapitałowych, dążących do jednolitego podejścia do faktoringu w ramach swoich struktur.

Z jakimi wyzwaniami mierzył się BNP Paribas Faktoring?

Płynność finansowa to kluczowy aspekt działalności każdej firmy. Dlatego celem BNP Paribas Faktoring jest zapewnienie klientom wygodnych oraz dopasowanych do ich potrzeb form finansowania, które wspierają rozwój i prowadzenie biznesu bez przestojów. Kluczowe znaczenie ma tu nie tylko jakość obsługi klientów, ale również czas, w jakim otrzymają oni środki finansowe. Wymaga to od BNP Paribas Faktoring sprawnego i efektywnego zarządzania wszystkimi procesami, w tym także procesem automatycznego generowania dokumentów, który często stanowi duże wyzwanie w tak wysoce konkurencyjnym i zmiennym pod względem regulacyjnym i biznesowym środowisku.

BNP Paribas Faktoring postanowiło zmodernizować ten proces. Spółka szukała nowoczesnego rozwiązania, które znacząco przyspieszy tworzenie i modyfikację dokumentów bez konieczności zaangażowania działu IT. Potrzebowała efektywnego systemu umożliwiającego szybkie tworzenie różnorodnych szablonów, który ponadto ułatwia ich personalizację oraz dystrybucję. Dlatego zdecydowała się na wdrożenie Templar, autorskiego systemu low-code firmy in4mates, który automatyzuje i usprawnia cały proces tworzenia i generowania dokumentów.

Automatyzacja procesu tworzenia i generowania dokumentów zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów ludzkich. BNP Paribas Faktoring może też znacznie szybciej dostosować dokumenty do dużej dynamiki zmian regulacyjnych i nowych przepisów, co jest szczególnie ważne w sektorze finansowym.

Na wybór systemu Templar zdecydowaliśmy się z powodu bardzo dobrych rekomendacji Banku BNP Paribas, który już od kilku lat korzysta z tego rozwiązania. Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań IT jest kluczowe dla naszej strategii, aby zapewnić pracownikom najlepsze narzędzia i oferować klientom najwyższy poziom obsługi. Wdrożenie systemu Templar przebiegło sprawnie i przyczyniło się do uporządkowania funkcjonujących procesów, co potwierdziło, że była to właściwa decyzja. Templar umożliwia nam stopniową poprawę naszej efektywności operacyjnej, ponieważ pozwala zautomatyzować generowanie standardowych dokumentów i zaoszczędzić czas na realizację niestandardowych procesów.

Monika Wiśniewska, Kierownik Zespołu Dokumentacji w BNP Paribas Faktoring

Wdrożenie Templar w BNP Paribas Faktoring

Celem wdrożenia systemu Templar było usprawnienie procesu przygotowania dokumentów w BNP Paribas Faktoring. Prace obejmowały opracowywanie szablonów dokumentów dotyczących sprzedaży trzech produktów – faktoringu niepełnego, pełnego z polisą faktora oraz pełnego z polisą klienta. Wymagały one stworzenia i konfiguracji szablonów, które będą wykorzystywane do generowania spersonalizowanych dokumentów w systemie Templar.

Prace rozpoczęły się od analizy wymagań regulacyjnych i biznesowych BNP Paribas Faktoring, która pozwoliła na określenie zawartości oraz formatów generowanych dokumentów. Na tej podstawie powstały projekty szablonów, które uwzględniały różne scenariusze użycia oraz aspekt wizualny. W kolejnym etapie zostały one zaimplementowane w systemie Templar. Wymagało to zdefiniowania reguł logiki biznesowej, które umożliwiają dynamiczne generowanie treści stałej i pojawiającej się warunkowo w dokumentach, na podstawie danych wprowadzonych przez użytkowników w trakcie procesu sprzedażowego. Szablony przeszły szczegółowe testy, aby upewnić się, że działają poprawnie w różnych scenariuszach i generują dokładne oraz zgodne z oczekiwaniami dokumenty.

Ważnym elementem projektu było przeprowadzenie przez in4mates szkolenia dla użytkowników biznesowych. Nauka obsługi nowego narzędzia przebiegła bardzo sprawnie, umożliwiła zapoznanie się z logiką rozwiązania oraz jego funkcjonalnościami, co znacznie ułatwiło pracownikom korzystanie z systemu Templar.

Wyjątkowa w tym projekcie była również łatwość wprowadzenia Templar do architektury IT BNP Paribas Faktoring. Bardzo sprawna integracja nowego narzędzia z systemem sprzedaży pozwoliła na automatyczne przesyłanie danych, co wyeliminowało konieczność ręcznego wprowadzania informacji. Procesy stały się szybsze i mniej podatne na błędy, co zwiększyło ogólną efektywność operacyjną firmy. Dzięki wdrożeniu Templar proces generowania umowy dla wymienionych wcześniej produktów, który zwykle zajmował ok. 1,5 godziny, zajmuje obecnie poniżej 1 minuty.

Realizacja tej części projektu zakończyła się w październiku 2024 roku. Były w nią zaangażowane 4 osoby po stronie BNP Paribas Faktoring oraz 2 specjalistów in4mates, którzy na bieżąco odpowiadali na potrzeby klienta. Integrację Templar z systemem sprzedażowym przeprowadził dostawca tego rozwiązania.

.Jestem zadowolona ze współpracy z in4mates przy tym projekcie. W miarę nabywania większej praktyki system pozwala na samodzielne tworzenie nowych szablonów oraz edycję istniejących. Dzięki Templar możemy stopniowo wdrażać automatyczne generowanie kolejnych dokumentów, co w dłuższej perspektywie pozwoli nam przyspieszyć naszą pracę i uczynić ją bardziej efektywną.

Joanna Przepiórka, Starsza Specjalistka ds. dokumentacji w BNP Paribas Faktoring.

Co BNP Paribas Faktoring zyskał dzięki Templar?

Efektywność operacyjna

Wdrożenie Templar zwiększyło poziom automatyzacji obsługi umów z klientami, co w dłuższej perspektywie ma znacząco podnieść efektywność operacyjną BNP Paribas Faktoring. Dzięki temu pracownicy będą mogli skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Szybkość działania

Realizacja projektu ułatwia zachowanie spójności wizualnej dokumentów. Dała też uprawnionym pracownikom BNP Paribas Faktoring możliwość samodzielnej i szybkiej modyfikacji szablonów, bez konieczności angażowania działu IT. Przyczyniło się to do usprawnienia procesów biznesowych, a w konsekwencji także podniesienia jakości obsługi klienta.

Krótki “time to market”

Dzięki Templar BNP Paribas Faktoring dysponuje obecnie narzędziem, które ułatwia i przyspiesza obsługę operacyjną nowych produktów z portfolio firmy. System sprawia, że przygotowanie niezbędnych dokumentów zajmuje znacznie mniej czasu. Spółka może też dużo szybciej reagować na potrzeby rynku i klientów, co jest kluczowe w tak konkurencyjnym środowisku.

Wysoka wydajność

Wdrożenie Templar umożliwiło BNP Paribas Faktoring elastyczne tworzenie kolejnych szablonów. Dzięki automatyzacji systemu łatwo skaluje się procesy tworzenia dokumentów bez konieczności zwiększania zasobów. Spółka korzysta teraz z wydajnego narzędzia low-code, które pozwala na tworzenie setek szablonów i generowanie milionów dokumentów, co zaspokaja zarówno bieżące, jaki i przyszłe potrzeby spółki.

Zgodność i skuteczność

.Automatyzacja procesu tworzenia dokumentów jest obecnie nie tylko technologicznym usprawnieniem, ale strategiczną koniecznością. Zwiększa efektywność operacyjną, zapewnia zgodność z regulacjami oraz poprawia obsługę klienta, co jest kluczowe dla utrzymania konkurencyjności w szybko zmieniającym się i wymagającym środowisku finansowym. Dlatego przy wdrożeniu systemu Templar skupiliśmy się na pełnym zrozumieniu specyfiki procesów klienta, po to by BNP Paribas Faktoring mógł jak najefektywniej wykorzystać nasze rozwiązanie do realizacji stojących przed nim zadań.

Krzysztof Walasek, Partner Zarządzający w in4mates

Wdrożenie Templar i automatyzacja tworzenia dokumentów w BNP Paribas Faktoring pozwoliła na zwiększenie efektywności pracy w zakresie kompleksowego przygotowania i aktualizacji umów oraz innych dokumentów. Dzięki temu mogą skupić się na bardziej specjalistycznych i złożonych zadaniach. To był bardzo udany projekt, który z pewnością przyczyni się do dalszego umocnienia pozycji BNP Paribas Faktoring jako lidera rynku

Tomasz Król, Business Development Manager w in4mates

Masz dodatkowe pytania?

Potrzebujesz automatyzować proces generowania dokumentów w Twojej firmie?

Napisz do ekspertów in4mates.

Więcej o systemie TemplaR znajdziesz tutaj.

Czytaj także:

TemplaR z rekomendacją Gazety Bankowej

Automatyzacja tworzenia dokumentów w BNP Paribas przy użyciu TemplaR

BNP Paribas Faktoring: proces generowania umów skrócony do 1 minuty, dzięki systemowi Templar.

Skontaktuj się z nami

in4mates sp. z o.o.