Do definiowania szablonów wykorzystywany jest pakiet Office, dający bogate możliwości formatowania. TemplaR „opakowuje go”, dostarczając użytkownikom pracującym na szablonach zintegrowane środowisko do edycji i testów.

W pakiecie Office, poza możliwościami formatowania, możemy wykorzystywać także np. odwołania do numerowanych punktów i rozdziałów, operowanie na zmieniających się nagłówkach i stopkach, generowanie dokumentów w wielu formatach (m.in. PDF, DOC/DOCX, HTML, TXT), czy wreszcie umieszczanie pól formularzy w dokumencie

Do definiowania zmieniającej się zawartości szablonów stosujemy specjalne znaczniki, które określają jakie dane mają się wygenerować w danym miejscu dokumentu. Znaczniki te można pisać samemu, lub korzystać ze wspomagającego narzędzia, które generuje właściwe znaczniki po wskazaniu konkretnych wartości na przykładowym zbiorze danych.

Tym, co wyróżnia TemplaRa przy definiowaniu szablonów, to możliwość ciągłego podglądu efektu generacji (na różnych zestawach przykładowych danych) oraz wykorzystanie w szablonach pełnego języka programowania Ruby.