KSeF - Krajowy System
e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie Ministerstwa Finansów, do którego dostęp mają wszystkie podmioty w Polsce. Zgodnie z ustawą z 29 października 2021 r., umożliwia ono wystawianie faktur poprzez zakodowanie danych w plikach o sformalizowanej strukturze (w formacie XML, tzw. e-faktura) i przesłanie ich do KSeF.


Potwierdzeniem poprawnego wystawienia e-faktury jest nadanie jej przez KSeF unikalnego numeru (tzw. numer KSeF). Ostateczny dowód na wystawienie e-faktury stanowi Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), możliwe do pobrania z KSeF w późniejszym terminie.

Należy pamiętać, że co do zasady konieczne jest przesłanie do KSeF faktury w dniu jej wystawienia oraz że KSeF nie dopuszcza edycji ani wycofania faktury. Jedynym sposobem na poprawę wysłanej błędnie e-faktury będzie wystawienie faktury korygującej.


Wprowadzenie e-faktur oznacza również zmiany dla kupujących. Będą oni pobierać faktury z KSeF, a ewentualne wydruki faktury przekazane przez wystawcę będą miały charakter wyłącznie informacyjny.


KSeF będzie przechowywać faktury przez 10 lat od czasu ich wystawienia, stanowiąc bazę informacyjną dla państwowych instytucji. Tak więc w szczególności przy kontrolach skarbowych podatnik nie będzie miał obowiązku przedstawiania faktur, gdyż pobierane one będą z KSeF.


Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) wraz późniejszymi zmianami.

Zgodnie z ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązek stosowania e-faktur wejdzie w życie dla większości przedsiębiorców już 1 lipca 2024 roku. Będzie dotyczył wszystkich podatników posiadających siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności w Polsce i wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT.


Dla małych i średnich przedsiębiorstw zwolnionych z VAT, obowiązek korzystania z KSeF będzie obowiązywał od 1 stycznia 2025 roku.

W KSeF fakultatywnie będą mogły być wystawiane faktury VAT RR (od Rolnika Ryczałtowego).

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie również obejmować podatników stosujących tzw. zwolnienie podmiotowe, których roczne obroty nie przekraczają określonej kwoty.

Do KSeF należy wprowadzać również faktury walutowe oraz wystawiane dla kontrahentów zagranicznych. Konieczne jest jednak także dostarczenie faktury do takiego kontrahenta we własnym zakresie, w uzgodnionym z nim formacie, ponieważ kontrahenci zagraniczni (nieposiadający polskiego NIP) mają ograniczony dostęp do KSeF.

Z obowiązku korzystania z KSeF zwolnione będą faktury wystawiane na rzecz konsumentów (“tzw. usługi B2C”).


Szczegółowe informacje o KSeF i e-fakturach znajdują się na stronie ministerstwa: https://www.podatki.gov.pl/ksef/

Wdrożenie KSeF niesie ze sobą szereg korzyści dla przedsiębiorców, którzy będą korzystać z faktur elektronicznych i zintegrują swoje systemy z KSeF. Część z tych korzyści wynika z digitalizacji obiegu faktur, inne zaś związane są z ustaleniami ustawowymi.

Ułatwienie i przyspieszenie rozliczeń i księgowań:

• Automatyzacja procesów – ujednolicony wzór faktur ustrukturyzowanych (taki sam format dokumentu dla wszystkich podatników) umożliwia wdrożenie procesów sprawniejszego wprowadzania danych z otrzymanych faktur.
• Uproszczony obieg dokumentów – faktury można pobierać wprost z KSeF, bez angażowania w ten proces wystawcę faktury.
• Redukcja opóźnień płatności i skrócenie czasu oczekiwania na zapłatę – faktura wysłana do odbiorcy za pośrednictwem KSeF będzie uznawana za dostarczoną (brak będzie podstaw do kwestionowania otrzymania faktury przez odbiorcę).

Zmniejszone koszty obsługi faktur:

• Brak ryzyka zniszczenia lub zagubienia faktury oraz możliwość wprowadzenia oszczędności związanych z archiwizacją dokumentacji papierowej (faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat).
• Brak konieczności wystawiania duplikatu faktur – faktura jest zawsze dostępna w KSeF.

Uproszczone obowiązki ustawowe:

• Krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT (40 zamiast 60 dni).
• Brak obowiązku składania Jednolitego Pliku Kontrolnego na żądanie organów podatkowych (JPK_FA i JPK_VAT RR) – stosowne dane znajdują się w bazach KSeF.
• Brak wymogu dostarczania dokumentów podczas kontroli podatkowej, bo wszystkie potrzebne dokumenty są już w KSeF.
• Zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur (tę rolę przejmuje KSeF).

• • Zmiana praktyk związanych z obiegiem faktur: od momentu, kiedy przedsiębiorstwo rozpocznie wykorzystywać KSeF, zmianie musi ulec część dotychczas obowiązujących praktyk i procedur, które w nowej rzeczywistości będą nieadekwatne lub niemożliwe do realizacji. Przykładowo – dla faktur sprzedażowych, nieodwracalnie należy odejść od praktyki poprawiania czy anulowania faktury. Takie podejście mogło mieć czasem miejsce w przypadku nieodebrania towaru ani faktury przez nabywcę, czy też szybkiej informacji zwrotnej od kontrahenta, który dostrzegł na fakturze pomyłkę i jesteśmy w posiadaniu wszystkich kopii faktury.
    Faktura wystawiona w KSeF może być poprawiana jedynie za pomocą faktur korygujących (ewentualnie not korygujących). Z kolei w przypadku faktur zakupowych zmianie mogą ulec procesy dekretacji. Do tej pory bowiem faktury dotyczące różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa, mogły od razu od kontrahenta trafiać do odpowiedniej osoby, uprawnionej do odbioru tego typu faktur. W KSeF źródłem wszystkich faktur jest system Ministerstwa Finansów, dlatego przy pobieraniu dokumentu konieczne jest stworzenie mechanizmu, który będzie np. segregował wstępnie faktury kierując je do dalszej decyzji przez uprawnione osoby.

• • Wydłużenie czasu wystawiania faktur: do tej pory w momencie przysłowiowego “naciśnięcia guzika” w systemie fakturującym, faktura była wystawiona i można ją było przekazać kontrahentowi. W przypadku faktur z KSeF, pewność, że faktura jest poprawna i można ją uznać za wystawioną, uzyskamy dopiero po otrzymaniu numeru KSeF nadanego fakturze. To zaś może w szczególnym przypadku zająć nawet kilkadziesiąt godzin – jeżeli np. KSeF zerwie sesję, w ramach której faktura była przesłana.

• • Powtórne zarejestrowanie e-faktur w KSeF: do tej pory numer biznesowy faktury jednoznacznie ją identyfikował. Potencjalnie wydrukowanie ponowne tej samej faktury nie miało żadnych skutków prawnych ani podatkowych. Tymczasem omyłkowe powtórne przesłanie tej samej faktury do KSeF (np. na skutek zerwania przez KSeF sesji i niepewności co do skuteczności  poprzedniego jej dostarczenia), w efekcie spowoduje jej powtórne zarejestrowanie, co będzie pociągało zobowiązania podatkowe z naszej strony. Taką fakturę możemy skorygować, jednak by to zrobić, nasze systemy muszą być gotowe na identyfikację takiego zdarzenia – o ile nie zabezpieczają nas skutecznie przed takim scenariuszem.

• • e-faktura zamiast faktury papierowej lub elektronicznej: wyzwaniem jest obsługa nowej, sformalizowanej struktury e-faktury. Pliki XML, które teraz staną się podstawową formą faktury, dla większości użytkowników są zupełnie nieczytelne. Dodatkowo schemat e-faktury zawiera ponad 600 pól (niektóre obligatoryjne, inne opcjonalne) i przy integracji z KSeF może zaistnieć potrzeba uzupełniania szerszego niż obecnie zestawu danych w celu wystawienia poprawnej faktury. Ustalenie, w jaki sposób będziemy w naszej organizacji wykorzystywali opcjonalne pola (typu “Dodatkowy opis”, “Opis terminu płatności” itp.) może w szczególności wymagać zaangażowania do tego naszych kontrahentów. Dotychczas bowiem mogliśmy z nimi wymieniać się dodatkowymi informacjami zapisywanymi na fakturze (typu “numer zamówienia”, “numery paczek”). Teraz musimy do tego wykorzystać przewidziane dedykowane pola, wykorzystać pola na dodatkowe, niesformalizowane informacje albo wręcz przekazywać takie informacje innym kanałem.

• • Konieczność automatycznej identyfikacji i obsługi błędów: najczęściej cała komunikacja między naszymi systemami a KSeF będzie odbywała się automatycznie. Konieczne jest zatem takie zorganizowanie tych mechanizmów, aby wykrywać i diagnozować ewentualne sytuacje błędne. Część z nich może być automatycznie przetwarzana, to zaś co wymagać będzie podjęcia “ręcznej” decyzji, to musi być dystrybuowane do odpowiednich pracowników. Ci zaś powinni mieć stosowne kompetencje i narzędzia do tego, by móc zareagować w takich nietypowych sytuacjach. Oczywiście korzystnie będzie, by jak najwięcej takich przypadków było realizowanych automatycznie.

• • Niewystarczająco udokumentowane i skomplikowane w obsłudze API KSeF: zapoznając się z mechanizmami integracyjnymi udostępnianymi przez KSeF, wydaje się w “pierwszym wrażeniu” że nie są one trudne do obsłużenia. Jednak próba stworzenia realnego, działającego kodu wykorzystującego to API odsłania wiele problemów. Część z tych problemów wiąże się z obsługą sytuacji nietypowych. Problemy pojawiają się także jako skutek niewystarczająco jednoznacznych opisów w dokumentacji udostępnianej przez twórców KSeF czy wręcz braków w tych opisach. Ostatecznie więc integracja musi odbywać się “metodą prób i błędów”.

• Ograniczenia na częstotliwość wywołań poszczególnych usług KSeF: KSeF będzie rocznie obsługiwać miliardy faktur. Niektóre statystyki szacują, że możliwe jest spłynięcie jednego dnia nawet do 100 milionów faktur. Z tego też powodu system ten musi być bardzo wydajny i zabezpieczony przed nieefektywnym jego używaniem przez systemy z nim zintegrowane. Jako nieefektywne zostały np. zakwalifikowane algorytmy odpytujące się z dużą częstotliwością, aż do skutku, jaki numer KSeF został nadany wysłanej fakturze. Dlatego też dla wszystkich zapytań KSeF wprowadził limity ograniczające liczbę zapytań w jednostce czasu. Przykładowo: liczba żądań powołania nowej sesji jest ograniczona do 20 w ciągu 10 minut; liczba pytań o konkretną fakturę to maksymalnie 5 na 1 godzinę. O limitach tych należy pamiętać konstruując rozwiązania IT, tak by np. nie zapytać o fakturę 5 razy w ciągu jednej minuty (stwierdziwszy, że jeszcze w KSeF nie ma tej informacji), a potem oczekiwać 55 minut na możliwość ponownego odpytania. Limity te mają także dużo dalej idące skutki – ponieważ dotyczą one zapytań pochodzących od jednego podmiotu, to podłączenie przez jedno przedsiębiorstwo niezależnie kilku systemów jednocześnie powodować będzie niekontrolowane kumulowanie się zliczanych przez KSeF wywołań. W efekcie jeden system może znacząco utrudniać pracę innemu (bo będzie “szybciej” wykorzystywać limity) a w pesymistycznym przebiegu zdarzeń nawet całkowicie zablokować dostęp do KSeF.