W teorii KSeF ma wejść w życie etapami. W praktyce wiele mniejszych firm może odczuć jego skutki wcześniej, niż wynika to z przepisów. Dlaczego? Ponieważ w łańcuchu rozliczeń wystarczy jeden podmiot, który ruszy w lutym, by wymusić gotowość na pozostałych. Dlatego firmy współpracujące z dużymi organizacjami muszą być gotowe równocześnie z nimi – inaczej nie odbiorą faktur i nie utrzymają ciągłości rozliczeń. Co w tej sytuacji mogą zrobić?
Dwa terminy, jeden obowiązek
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami: od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT), a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm. Na papierze różnica wynosi dwa miesiące. W rzeczywistości jednak nie da się oddzielić dużych firm od ich kontrahentów. Jeśli jeden z uczestników łańcucha fakturowania wystawia dokumenty w KSeF, to druga strona musi być w stanie je odebrać, zweryfikować i zaksięgować – a to wymaga pełnej gotowości systemowej.
Dlaczego mniejsze firmy muszą zacząć wcześniej?
Jeśli współpracujesz z dużymi organizacjami, realny termin gotowości to moment, gdy oni startują. Co może się pójść nie tak, gdy nie będziesz gotowy?
Brak gotowości po stronie mniejszego podmiotu może skutkować luką w obiegu dokumentów – faktura zostanie wystawiona, ale nie trafi do odbiorcy w sposób umożliwiający jej zaksięgowanie.
W konsekwencji może dojść do opóźnień w rozliczeniach, problemów z płynnością, a nawet błędów w raportowaniu VAT.
Dodatkowym wyzwaniem będzie różny poziom przygotowania systemów IT po obu stronach.
Jeśli duży kontrahent zautomatyzuje procesy w KSeF, a mniejszy partner nadal działa półautomatycznie, pojawi się ryzyko rozbieżności księgowych. A to tylko niektóre zagrożenia, które mogą pojawić się na „drodze do KSeF”.
Co możesz zrobić już teraz?
KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale i organizacyjna. Dlatego zamiast czekać na oficjalny start, warto wykorzystać ten czas na konkretne działania, które pozwolą uniknąć przestojów w rozliczeniach i problemów z odbiorem faktur. Oto kilka wskazówek, które pozwolą Ci skutecznie zarządzić tym procesem:
Zweryfikuj portfel kontrahentów
Sprawdź, które firmy z Twoich klientów i dostawców przekraczają próg 200 mln zł sprzedaży rocznie – to oni wejdą w KSeF już w lutym 2026 r. Ich gotowość wymusi Twoją.
Zidentyfikuj punkty styku z KSeF
Przeanalizuj, w jakich miejscach w Twojej organizacji faktury są wystawiane, odbierane, zatwierdzane lub raportowane. Im lepiej znasz własne procesy, tym szybciej zintegrujesz je z systemem.
Zweryfikuj dostępne rozwiązania technologiczne
Nie każdy system ERP czy FK zapewnia pełną obsługę KSeF. Warto już dziś sprawdzić, czy posiadasz narzędzie umożliwiające m.in.:
Zdefiniuj swoje potrzeby i wyzwania
Zastanów się, jakiego poziomu automatyzacji potrzebujesz: czy Twoja firma będzie wystawiać dziesiątki tysięcy faktur, czy raczej mniejsze wolumeny. To kluczowe przy wyborze dostawcy systemu.
Nie czekaj z decyzją o wdrożeniu
Czas między testami a obowiązkowym startem KSeF będzie krótki. Wybierając sprawdzonego partnera technologicznego wcześniej, zyskujesz możliwość spokojnych testów i uniknięcia kosztownych błędów „na produkcji”.
Autor: Tomasz Król, Business Development Manager, in4mates
.
❓Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia technologicznego?
📩 Umów się na spotkanie z naszymi ekspertami.
.