Blisko pół miliona e-faktur procesowanych miesięcznie przez inVoice – chmurowe wdrożenie dla PKO Leasing

Z jakimi wyzwaniami mierzył się PKO Leasing?

Pozycja lidera na rynku leasingowym wiąże się z operowaniem na wolumenach danych niespotykanych w większości innych organizacji. Wprowadzenie obowiązku e-fakturowania – będące samo w sobie rewolucją procesową – postawiło przed PKO Leasing konieczność natychmiastowej automatyzacji wysyłki do KSeF na poziomie blisko pół miliona faktur miesięcznie.

Kluczowe wyzwania, z którymi musiał zmierzyć się zespół projektowy, koncentrowały się wokół dwóch głównych obszarów:

1. Masowa skala i bezkompromisowa wydajność

Główny wolumen dokumentów stanowiły faktury cykliczne dla klientów końcowych (m.in. za raty leasingowe). Wyzwaniem była nie tylko sama konieczność masowego procesowania i automatyzacji wysyłki w krótkim czasie kilkuset tysięcy dokumentów zgodnie z rygorystycznymi i zmieniającymi się regulacjami KSeF. Równie ważne było zapewnienie, aby cała operacja odbyła się w sposób niezauważalny dla klientów końcowych, przy zachowaniu dotychczasowych, najwyższych standardów obsługi i terminowości dostarczania dokumentów (faktury natychmiast po rejestracji w KSeF musiały być udostępnione na portalu klienckim PKO Leasing, w formacie wizualnym zgodnym z dotychczasową praktyką).

2. Architektura rozproszona i potrzeba centralizacji

Skala to nie jedyna trudność. Prawdziwym wyzwaniem technologicznym okazała się złożoność infrastruktury i rozproszenie procesów:

• Wiele systemów źródłowych. Faktury wystawiane klientom przez PKO Leasing powstawały w kilku niezależnych systemach dziedzinowych. Ręczna lub punktowa integracja każdego z nich z bramką rządową generowałaby ogromne ryzyko błędów i chaosu architektonicznego.
• Integracja z portalem klienckim. Jednoznacznym oczekiwaniem wobec nowego systemu była możliwość natychmiastowego dotarcia przez klientów końcowych do wizualizacji swoich faktur.
• Potrzeba jednego repozytorium. Organizacja potrzebowała centralnego, bezpiecznego repozytorium danych, który spiąłby cały obieg dokumentów. System musiał działać dwukierunkowo: z jednej strony gromadzić w jednym miejscu faktury przychodzące z różnych systemów i wysyłać je do KSeF, a z drugiej – automatycznie pobierać z KSeF wszystkie faktury kosztowe wystawione na PKO Leasing.

Aby utrzymać płynność operacyjną, PKO Leasing potrzebował doświadczonego partnera, który dostarczy rozwiązanie zdolne zintegrować rozproszone środowisko IT i zmienić technologiczne ryzyko w sprawnie działający mechanizm. Podjęto decyzję, by zadanie to powierzyć in4mates.