Wdrożenie w Banku BPS nowego modelu e-fakturowania w oparciu o inVoice

Pobierz PDF

Klient

Bank BPS to bank zrzeszający w Grupie BPS, największej grupie banków spółdzielczych w Polsce. Ma wyjątkowy profil działalności – łączy funkcje banku komercyjnego oraz banku zrzeszającego banki spółdzielcze. Konsekwentnie inwestuje w nowoczesne technologie i rozwiązania cyfrowe, które wzmacniają stabilność działania, usprawniają obsługę klientów indywidualnych i firm oraz pomagają bankom zrzeszonym dostosowywać się do dynamicznych zmian rynkowych i regulacyjnych.

Z jakimi wyzwaniami mierzył się Bank BPS?

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to dla sektora bankowego rewolucja technologiczna i operacyjna.

Do istotnych wyzwań należą: duża skala danych, sztywność formatu XML oraz złożoność procesów akceptacyjnych. Dla Banku BPS wyzwaniem było znalezienie narzędzia, które uprości i zautomatyzuje obsługę e-faktur, zwiększając efektywność firmy, w szczególności w obszarze rozliczeń i rachunkowości.

W tym kontekście kluczowe było zapewnienie pełnej zgodności systemu e-faktur z dynamicznie zmieniającymi się wymaganiami Ministerstwa Finansów. Wobec istotnych zmian wprowadzonych przez Ministerstwo pod koniec 2025 roku („KSeF 2.0”), Bank szukał dostawcy, który zapewni sprawne aktualizacje rozwiązania także w przyszłości.

Ważnym kryterium wyboru była także gwarancja skutecznego wdrożenia w krótkim czasie.

Wprowadzanie KSeF to dla instytucji finansowych jeden z najważniejszych etapów cyfryzacji procesów księgowych. W naszym Banku ważny był wybór rozwiązania oraz jego wdrożenie, które zapewni nie tylko zgodność z przepisami, ale także bezpieczeństwo, skalowalność i możliwość dalszego rozwoju. inVoice spełnił te oczekiwania, a doświadczenie in4mates w pracy z dużymi organizacjami odegrało istotną rolę przy wyborze partnera –mówi Kamil Niewczas, Dyrektor Departamentu Rachunkowości i Sprawozdawczości w Banku BPS.

Kamil Niewczas, Dyrektor Departamentu Rachunkowości i Sprawozdawczości w Banku BPS

Wdrożenie inVoice – KseF Hub w Banku BPS

W odpowiedzi na zidentyfikowane wyzwania, Bank BPS zdecydował się na wdrożenie inVoice od in4mates.

Podstawowy zakres projektu obejmował:

  • wdrożenie centralnego modelu komunikacji z KSeF w oparciu o inVoice – KSeF HUB,
  • przygotowanie organizacji na bezpieczne przejście na e-faktury.
  • zapewnienie możliwości przesyłania faktur z systemów Banku BPS i spółek współpracujących z Bankiem.

Rozwiązanie pełni rolę jednego, bezpiecznego i niezawodnego łącznika z Krajowym System e-Faktur, a z drugiej strony stanowi centralne repozytorium e-faktur, z którego Bank korzysta niezależnie od dostępności KSeF.

Dopasowanie do specyfiki Banku BPS

System inVoice został dostosowany do wymagań Banku BPS, umożliwiając efektywne przetwarzanie dokumentów zakupowych i sprzedażowych oraz płynną komunikację z KSeF. Architektura rozwiązania została zaprojektowana z myślą o obsłudze dużych organizacji, które wymagają stabilności, wysokiej skalowalności i pełnej kontroli nad danymi. Zapewnia także jeden prosty interfejs dla wszystkich systemów fakturowania.

Dodatkowo, w ramach projektu dla Banku BPS, produkt został rozbudowany o funkcjonalności, które obejmują m.in. mechanizm automatycznego przekazywania wybranych faktur zakupowych pobranych z KSeF na wskazany adres e-mail, czy rozszerzenia w obszarze raportowania statusów faktur sprzedażowych. Zakres prac obejmował również integrację z systemami Banku BPS oraz systemami podmiotów współpracujących z Bankiem BPS.

21 dni wdrożenia

Projekt rozpoczął się w grudniu 2025 r., a już pod koniec stycznia 2026 r. (a więc przed datą obowiązkowego wprowadzenia KSeF w dużych organizacjach), Bank był gotowy do uruchomienia środowiska produkcyjnego oraz wysyłania i odbierania faktur. Tak krótki czas wdrożenia był możliwy dzięki systemowi inVoice, zaprojektowanemu z myślą o najważniejszych potrzebach firm związanych z e-fakturowaniem. Bogate możliwości konfiguracyjne inVoice pozwoliły na szybkie dostosowanie systemu do specyfiki i wymagań Banku BPS. W ramach integracji rozwiązanie zostało połączone z kluczowymi systemami i procesami. Wdrożenie nastąpiło w środowisku informatycznym Banku, natomiast inVoice może być instalowany także w środowisku chmurowym, gdyby w przyszłości Bank podjął decyzję o zmianie.

Model współpracy

Wdrożenie w Banku BPS zostało przeprowadzone w modelu, który minimalizuje ryzyko operacyjne. Spółka in4mates dostarczyła rozwiązanie, które nie tylko adresuje obecne wymogi prawne, ale jest przygotowane na przyszłe aktualizacje m.in. schem e-faktur. Dzięki temu dział IT Banku został odciążony od konieczności ciągłego monitorowania zmian legislacyjnych.

Projekt wdrożeniowy w żaden sposób nie zakłócił ciągłości operacyjnej Banku. Całkowicie zachowana została płynność procesów, a zaangażowanie zespołu Banku w proces wdrożenia ograniczono do niezbędnego minimum.

Wdrożenie zrealizowane przez in4mates to nie tylko merytoryczna wartość z zastosowanego rozwiązania. Na uwagę zasługuje również wysoka jakość pracy zespołu: przede wszystkim odpowiedzialność zespołu, dostępność konsultantów, sprawna komunikacja, szybkie rozwiązywanie problemów, szczególnie tych, które nie były do przewidzenia ze względu na specyfikę projektu. Dzięki temu przez cały czas mieliśmy poczucie, że rozwiązanie zostanie skutecznie dostarczone.

Kamil Niewczas, Dyrektor Departamentu Rachunkowości i Sprawozdawczości w Banku BPS

Co Bank BPS zyskał dzięki inVoice?

Wdrożenie systemu inVoice przyniosło Bankowi BPS wymierne korzyści operacyjne, technologiczne i biznesowe, wykraczające poza samą realizację obowiązku ustawowego.

Gwarancja ciągłości i zgodności (compliance)

Bank zyskał pewność, że proces fakturowania będzie zawsze zgodny z aktualnymi przepisami.

Optymalizacja (pełna automatyzacja)

Automatyzacja procesów generowania, wysyłki i pobierania e-faktur wyeliminowała ryzyko błędów ludzkich i pozwoliła odciążyć pracowników merytorycznych od żmudnej pracy.

Stabilność w złożonym środowisku IT

InVoice, działając jako centralny KSeF HUB, uporządkował komunikację między systemami w Banku, usprawnił też proces zarządzania fakturami wystawianymi przez spółki współpracujące.

Bezpieczeństwo danych i procesów

System zapewnia najwyższy standard ochrony poprzez szyfrowaną komunikację, bezpieczne zarządzanie certyfikatami autoryzacyjnymi oraz mechanizmy zapobiegające duplikacji dokumentów.

Niezależność od dostępności KSeF

Dzięki lokalnemu repozytorium faktur i UPO w systemie inVoice , Bank ma stały dostęp do swoich dokumentów finansowych, nawet w okresach przerw technicznych po stronie Ministerstwa Finansów.

Wydajność bez kompromisów

System został zoptymalizowany pod kątem obsługi ilości dokumentów; Bank BPS może procesować tysiące faktur z maksymalną prędkością, na jaką pozwala infrastruktura KSeF, bez spadku efektywności systemów wewnętrznych.

Dla Banku BPS wdrożenie inVoice to nie tylko cyfryzacja wysyłania i odbierania faktur, ale przede wszystkim budowa stabilnego fundamentu pod dalszą automatyzację procesów finansowych i transformację w stronę nowoczesnych i efektywnych procesów cyfrowych

KSeF wprowadza wysoki poziom złożoności technicznej i organizacyjnej, dlatego instytucje finansowe potrzebują narzędzi sprawdzonych, odpornych na różnego rodzaju błędy i gotowych na obsługę dużych wolumenów dokumentów. System inVoice powstał właśnie z myślą o takich organizacjach. Wdrożenie w Banku BPS to kolejny dowód na to, że inVoice spełnia wysokie standardy instytucji finansowych oraz firm, które oczekują niezawodności, bezpieczeństwa i pełnej zgodności regulacyjnej.

Michał Drabikowski, Partner Zarządzający w in4mates

Kluczowe dane projektu

100%

gotowość na obowiązki
wynikające z KSeF

21

dni
wdrożenia

4

specjalistów
od Banku

100%

bezbłędność
przesyłanych faktur

Zero

zduplikowanych
faktur

10s

na odnalezienie
nr UPO faktury

Bank BPS to już kolejna instytucja finansowa, która wdrożyła system inVoice. Organizacje działające w obszarach szczególnie regulowanych potrzebują rozwiązań, które dają przewidywalność i pełną kontrolę nad procesami. Decyzja banku to jasny sygnał, że inVoice spełnia te kryteria i sprawdza się wszędzie tam, gdzie wymagana jest wysoka jakość rozwiązań. Doskonale spisuje się zarówno w większych instytucjach, jak i mniejszych podmiotach

Tomasz Król, Business Development Manager w in4mates

Masz dodatkowe pytania?

Potrzebujesz automatyzować proces generowania dokumentów w Twojej firmie?

Napisz do ekspertów in4mates

Więcej o systemie inVoice znajdziesz tutaj

Czytaj także:

TemplaR z rekomendacją Gazety Bankowej

Automatyzacja tworzenia dokumentów w BNP Paribas przy użyciu TemplaR

Poznaj najnowsze in4macje

Ostatnie zmiany w cenniku Oracle (Technologie)
08 maj

Ostatnie zmiany w cenniku Oracle (Technologie)

Z początkiem maja, Oracle opublikował nowy cennik dla produktów Technologicznych (Oracle Technology Global Price List). Choć ceny produktów nie zmieniły się (w USD) w stosunku do poprzedniego cennika, pojawiły się zmiany w definicji “Stream” i zakresie wsparcia technicznego.
Czytaj więcej
08 mar

Zakończone wdrożenie systemu e-fakturowania w LeaseLink

Leaselink (Grupa mLeasing) to kolejna firma, w której z sukcesem zakończył się projekt uruchomienia wysyłania i odbierania e-faktur z i do KSeF. Obejmuje on wdrożenie systemu inVoice w środowisku Leaselink na platformie Microsoft Azure. Zrealizowana została również integracja z systemami wysyłającymi i odbierającym e-faktury.
Czytaj więcej
Grafika do wpisu BPS stawia na inVoice - wdrożenie zakończone sukcesem.
06 mar

BPS stawia na inVoice – wdrożenie zakończone sukcesem.

In4mates wdrożył z sukcesem w Banku BPS system inVoice, który będzie stanowić fundament integracji z KSeF. Umowa obejmuje także dostosowanie systemu inVoice do procesów e-fakturowania realizowanych przez Bank BPS. W ramach wdrożenia produkt został także rozbudowany o dodatkowe funkcjonalności.
Czytaj więcej
Samoobsługa w bankowości SellFee in4mates
04 lut

Samoobsługa 3.0: jak oddać klientowi kontrolę, nie tracąc relacji

Samoobsługa w bankowości przeszła długą drogę – od prostych operacji do pełnych procesów sprzedażowych. Klienci oczekują dziś autonomii, ale jednocześnie nie chcą tracić dostępu do wsparcia doradcy. Banki stają więc przed wyzwaniem, jak połączyć wygodę samoobsługi z budowaniem relacji i realną wartością dla obu stron.
Czytaj więcej
Sprzedaż w banku mniej systemów więcej możliwości SellFee in4mates
19 sty

Sprzedaż w banku: mniej systemów, więcej możliwości

Sprzedaż w banku coraz częściej opiera się na wielu systemach i rozproszonych procesach. Taki model utrudnia integrację danych oraz spójne zarządzanie ofertą. W efekcie rozwój sprzedaży i wprowadzanie zmian stają się coraz bardziej złożone. Coraz więcej instytucji szuka rozwiązania, które łączy różne segmenty klientów bez utraty elastyczności.
Czytaj więcej
Jak przygotować organizację na e-fakturowanie w złożonym środowisku IT in4mates
14 sty

Jak przygotować organizację na e-fakturowanie w złożonym środowisku IT

Przygotowania do KSeF w dużej organizacji to coś więcej niż integracja z kolejnym systemem. To projekt, który dotyka finansów, IT i operacji jednocześnie. Zobacz, jak w praktyce wyglądało wdrożenie inVoice – KSeF HUB w firmie z branży leasingowej i jakie realne korzyści przyniosło uporządkowanie procesu e-fakturowania w złożonym środowisku IT.
Czytaj więcej
n4mates w Biegnij Warszawo
13 paź

in4mates pobiegło z Warszawą!

Początek października upłynął nam w sportowym rytmie. Zespół in4mates wziął udział w biegu Biegnij Warszawo – jednym z najbardziej rozpoznawalnych wydarzeń biegowych w Polsce. Było bieganie, kibicowanie i świetna atmosfera, która pokazała, że zespołowo działamy nie tylko przy projektach.
Czytaj więcej
Audyt Oracle – przygotowanie czy obrona in4mates Andrzej Orłowski
29 wrz

Audyt Oracle – przygotowanie czy obrona?

Audyt Oracle nie musi oznaczać problemów — pod warunkiem że firma jest na niego przygotowana. Dla wielu organizacji to moment, w którym dopiero zaczynają analizować swoje środowisko i pozycję licencyjną. Czym naprawdę jest audyt Oracle i dlaczego wcześniejsze przygotowanie daje wyraźną przewagę?
Czytaj więcej
    Powrót do listy
    Poprzedni Od niezgodności do przewidywalności: redukcja roszczeń audytu Oracle z 1,5 mln do 70 tys. USD dzięki in4mates